اقرأ » الطلب على وظائف سكرتارية في الكويت
وظائف وظائف وخدمات

الطلب على وظائف سكرتارية في الكويت

الطلب على وظائف سكرتارية في الكويت

وظيفة السكرتارية

القائم بأعمال السكرتارية هو الشخص الذي يقوم بكافة الأعمال المكتبة والإدارية التابعة لرئيس القسم أو المدير العام أو رئيس مجلس الإدارة، ومن أمثلة مهام السكرتير تنظيم الملفات وترتيبها، وترتيب مواعيد واجتماعات رئيسه، واستقبال الزوار، وتلقي الاتصالات، وكتابة التقارير الدورية ورفعها لرئيسه. 

أهم وظائف سكرتارية في الكويت

هناك العديد من تخصصات السكرتارية التي تهتم الشركات الكويتية بالتعاقد معها مثل ما يلي.

سكرتير المدير 

في الشركات المتوسطة أو صغيرة الحجم، يتم تعيين موظف أو موظفة ليقوم بتقديم بعض الخدمات بصورة مباشرة إلى مدير أو صاحب الشركة، وتتمثل هذه المهام في كتابة بعض التقارير، وإرسال واستقبال المراسلات الخاصة بالمدير، وتنظيم مواعيده، وإدارة مكتبه، وفي بعض الحالات يكون هذا الموظف مسؤلاً عن تنظيم وإدارة شئون أكثر من مدير، نظراً لعدم قدرة الشركة على تعيين موظف آخر للقيام بنفس المهام الوظيفية.

المساعد الشخصي

في الشركات الكبيرة والشركات متعددة الجنسيات، يتم تعيين مساعد شخصي للمدير أو رئيس مجلس الإدارة، ويقوم المساعد الشخصي بتنفيذ أعمال السكرتارية التقليدية من كتابة التقارير وتنظيم مواعيد المدير، أضف إلى ذلك ضرورة إلمامه بعلوم التنظيم والإدارة بصورة كبيرة، وذلك لإمكانية تنفيذه بعض المهام الإدارية التي قد يقوم رئيسه بتفويضه بها أو نقل صلاحية تنفيذها إليه.

في كثير من الحالات يتم تغيير المسمى الوظيفي للمساعد الشخصي ليصبح مدير مكتب، وذلك في حالة تعيين سكرتير أو أكثر تحته للقيام بأعمال السكرتارية التقليدية، بينما يقتصر عمله على الإشراف على عمل طاقم السكرتارية وتنفيذ المهام التي يتم إسنادها إليه من قبل رئيسه.

السكرتير القانوني

يُعتبر الدور الذي يقوم به السكرتير القانوني أكبر وأشمل من دور السكرتير العادي، فبجانب قيامه بأعمال السكرتارية التقليدية مثل الكتابة على الكمبيوتر، وتنظيم المواعيد، وإعداد التقارير، يجب أن يكون السكرتير القانوني مُلماً بالإجراءات القانونية مثل معرفة درجات المحاكم المختلفة وإجراءت التقاضي في كل منها، والإلمام بطرق كتابة مختلف أنواع المذكرات القانونية، ومعرفة طرق تجهيز ملفات القضايا وترتيبها طبقاُ لتاريخ كل منها، والقدرة على إدارة نقاش قانوني مع زوار المكتب أو المؤسسة لكتابة تقاريرعن احتياجتهم القانونية ورفعها لصاحب المكتب أو مديره في المؤسسة القانونية.

السكرتير الطبي

يعمل السكرتير الطبي في مكاتب وزارة الصحة، والمستشفيات، والعيادات الخارجية، حيث يكون السكرتير الطبي مسؤلاً عن ترتيب مواعيد المرضى مع الأطباء، واستلام قيمة الحجز، والقيام بكتابة خطابات التحويل إلى أطباء من تخصصات أخرى، وكتابة التقارير المتعلقة بالحالة والتاريخ المرضي لكل مريض، وطلب احتياجات المستشفى أو العيادة من المستلزمات الطبية اللازمة.

السكرتير الصحفي 

تُعتبر وظيفة السكرتير الصحفي من الوظائف الغير منتشرة، حيث يقتصر وجود هذه الوظيفة على المنشآت الكبيرة والشركات متعددة الجنسيات، حيث تتمحور وظيفة السكرتير الصحفي حول القيام بالاطلاع على جميع الصحف والمجلات وقص جميع الأخبار المتعلقة بالمنشأة، وقصها ولصقها على ورق معين، وإرسالها مع تقرير عنها إلى مديره، وفي حالة رغبة المدير في الرد على هذه الأخبار، يقوم السكرتير الصحفي بصياغة هذا الرد وإرساله للجهة الناشرة لهذا الخبر وانتظار ردها.

في كثير من الحالات تقوم الشركات متعددة الجنسيات، مثل توكيلات السيارات العالمية في الكويت بعمل مؤتمر صحفي للإعلان عن أحدث سياراتها، وبالتالي يكون دور السكرتير الصحفي هو تنظيم هذا المؤتمر وتوجيه الدعوة لكافة الصحف لحضور هذا الحدث وتغطيته بالصورة المناسبة.

السكرتير التعليمي

يقع على عاتق السكرتير التعليمي العديد من المهام اللازمة لتسيير عمل المدرسة أو المؤسسة التعليمية، مثل استقبال أولياء الأمور الراغبين في إلحاق أبنائهم بالمدرسة، واستلام ملفات الطلبة، وإعداد حفلات الاستقبال للطلاب الجدد وعمل جدول لتعريفهم بالمدرسة ونظامها، والقيام بتنظيم جدول الحصص الدراسية لكل صف دراسي.