خدمات

تعريف خدمات المساندة

تعريف خدمات المساندة

ماهي خدمات المساندة

يتم تعريف خدمات المساندة على أنها الأقسام التي تقدم خدمات الدعم لباقي أجزاء المؤسسة بهدف تقديم المساندة لإتمام المهمة الخاصة بالمؤسسة، أو الشركة على أكمل وجه، فعند تأسيس أي منظمة، أو شركة تقوم إدارة خدمات المساندة التابعة لها بالتنسيق الإداري لجميع الشؤون الإدارية، والفنية للمنظمة، أو الشركة، كما تقوم أيضاً بالتنسيق بين جميع الجهات المختلفة، ومتابعة الاتصالات المتعلقة بالشؤون الداخلية، والخارجية، ومتابعة المشاريع، والأعمال، وكتابة التقارير الفنية عن كل الأقسام، والأنشطة، كما تعمل على تطوير العلاقات الخارجية للشركة ؛ لتسهيل عمل الإدارات الفنية للقيام بالمهمة المطلوبة على أتم وجه من حيث الدقة، والسرعة، وهذا يعني أن خدمات المساندة  تقدم كافة أشكال الدعم اللوجستي للمنظمة، أو الشركة التابعة لها.

مهام وأنشطة إدارة خدمات المساندة 

تقدم إدارة خدمات المساندة العديد من وسائل الدعم لجميع أقسام المنظمة؛ لتحقيق الارتقاء المهني، والانسجام بين كل فريق العمل فهي تقوم بالآتي:

  • تخطيط، وتنظيم، وتوجيه خدمات المساندة.
  • وضع دليل لإجراءات العمل التابعة لها، والعمل على تطويرها، ومراجعتها من وقت لآخر.
  • وضع السياسات الخاصة بالأقسام التابعة لها.
  • الإشراف على تطبيق السياسات، واللوائح الخاصة بإدارة قسم خدمات المساندة بالمؤسسة.
  • المشاركة في وضع الميزانية الخاصة بالمؤسسة ككل، وتتولى مناقشتها مع الجهات الإدارية العليا التابعة للشركة.
  • وضع الميزانية السنوية لأقسام خدمات المساندة.
  • رفع التقارير بشكل دوري عن نشاطات قسم خدمات المساندة للجهات المعنية بالنظر في أنشطة القسم، ومتابعتها.
  • تقييم أداء الموظفين ورفع الملاحظات، والتوصيات اللازمة لإدارة الشركة.
  • الإشراف على وضع برامج التدريب، والتعليم الخاص بقسم إدارة خدمات المساندة لرفع الكفاءة المهنية  للعاملين بها.
  • الإشراف على وضع برامج الجودة النوعية التابعة لقسم خدمات المساندة.
  • اتباع الاتجاهات الحديثة في خدمات المساندة، واستخدام البرامج الإلكترونية الحديثة المعنية بشؤون خدمات المساندة.
  • عرض المعلومات بالطرق الإلكترونية.
  • إعداد المراسلات، والتقارير.
  • تنظيم الوثائق، والمحفوظات إلكترونياً
  • تنظيم، وكتابة المعلومات الشخصية لكل أعضاء الشركة، وحفظها باستخدام الحاسب الآلي.
  • تنظيم، وإجراء الاتصالات، والاجتماعات الخارجية للشركة إلكترونياً.

الرقابة وتقييم العاملين

من الضروري داخل أي شركة، أو منظمة تقييم أداء العاملين، ومتابعة تطوره، من عدمه، وحل جميع المشاكل المتعلقة بالعمال لضمان استمرار العطاء من قبلهم، وضمان تحقيق نجاح لنشاط الشركة، وتحقيق أهدافها، وتقوم إدارة خدمات المساندة بهذا الأمر عن طريق الرقابة المستمرة، والتقييم الدوري لكافة أقسام الشركة، وأنشطتها المختلفة؛ ولتحقيق هذا تقوم إدارة خدمات المساندة ببعض الأمور مثل:

إقرأ أيضا:بنك التنمية الاجتماعية
  • تحليل بعض المفاهيم الخاصة بالعمل، وشروط نجاح الخطط الموضوعة من الشركة.
  • تحليل العمل، والمهام وتحديد متطلباته كأساس لتقييم أداء العاملين.
  • تحليل قدرات، واستعدادات العمال.
  • تحقيق التوافق بين متطلبات العمل، وقدرات العمال، والإمكانيات المتاحة داخل بيئة العمل.
  • تقييم الأداء وفق المفهوم الحديث لنظم الجودة الشاملة.
  • تحديد الأداء المتوسط، والمعياري للعمل.

مواصفات موظفي خدمات المساندة

كون خدمات المساندة تسعى إلى إيجاد تناغم بين أعضاء الشركة التابعة لها، وتسعى لتوفير أفضل بيئة مناسبة لنجاح العمل فإن موظفي خدمات المساندة يعملون تحت ضغط كبير؛ ولكي تحقق إدارة خدمات المساندة تقدم في إدارة، وتنسيق العمل لابد من أن يتصف العاملين بها ببعض الصفات منها:

  • القدرة على تنظيم الوقت، وتحديد الأولويات.
  • تحقيق، وتنمية وسائل اتصال فعالة مع كل أعضاء فريق العمل.
  • تحقيق علاقات تبادلية عند العمل مع الآخرين.
  • توفير المعلومات اللازمة، والواضحة؛ لاتخاذ القرارات الصائبة الداعمة لمصلحة العمل.
  • القدرة على مواجهة الضغوط، والسيطرة على القلق.
  • القدرة على تبسيط ، وتحسين الإجراءات، وتطوير نظم العمل.
  • القدرة على التحدث بشكل واضح، والاستماع الجيد للمتكلم.
السابق
مشاكل تسويق الخدمات
التالي
خدمة دفع مخالفات المرور في الكويت إلكترونياً