جدول المحتويات
سكرتارية وإدارة مكاتب
يمكن تعريف السكرتارية بأنها لقب يطلق على الشخص الذي يقوم بدعم السلطة التنفيذية، مع امتلاكه سلطة اتخاذ القرارات التي يمكنها أن تؤثر على الشركة، وحضور الاجتماعات إذا لزم الأمر، أما عن تعريف إدارة المكاتب؛ فهي مجموعة من العمليات التي تتضمن التخطيط لأنشطة المكتب ومراقبتها وتنظيمها من أجل تحقيق أهداف العمل، كما تتضمن التنسيق وتحفيز الجهود من أجل تحقيق هذه الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة، وفي هذا المقال سنتعرف أكثر على مهنة سكرتارية وإدارة مكاتب.
دورات سكرتارية وإدارة مكاتب
- المهارات الإدارية الفعالة: تهدف هذه الدورة إلى إدراك المهارات التي يتطلبها الإداري المتطوّر، والتعامل مع المكالمات الهاتفية بطريقة احترافية، كما تهدف إلى القيام بالمتطلبات الإدارية بثقة من خلال تطوير المهارات الشخصية ومهارات التواصل.
- التطوير الذاتي للإداري المتميز: تتضمن الدورة العديد من المحتويات؛ مثل اتخاذ القرارات الصحيحة، والتخطيط الفعّال، وسمات العولمة. تهدف هذه الدورة إلى التعرّف على مكونات التطوير الذاتي، والعناصر التي تحقّق الأداء الوظيفي المتميّز، وكذلك إلى معرفة عناصر الواقع الجديد.
- التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين: تحتوي الدورات على العديد من العناصر؛ مثل: تنظيم مكتب السكرتارية، وفهرسة الوثائق والأوراق، ومهارات استخدام الهاتف، وطريقة استثمار الوقت، كما تهدف إلى تطوير مهارات المشاركين بأعمال السكرتارية وواجباتها.
- تطوير مهارات مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية باستخدام الحاسوب: تهدف هذه الدورة إلى تنمية مهارات الاتصال عند المشاركين، وطريقة النقد البنّاء، والتعامل مع المدراء والزملاء بشكلٍ فعّال، كما تحتوي على العديد من المحاور؛ منها: الأساليب التقنية لترتيب الملفات والوثائق، ومهارات السكرتارية الحديثة.
- السكرتارية المعاصرة والإدارة الفعالة الحديثة: تهدف الدورة إلى تزويد المشاركين بكل ما هو جديد في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب، وكذلك تعليمهم طريقة إعداد المخاطبات الرسمية، وطريقة التخطيط لأعمالهم، كما تتضمن العديد من المحتويات الأخرى في هذا المجال.
- مهارات السكرتارية الإلكترونية: تتضمن هذه الدورة العديد من المواضع الهامة في هذا المجال؛ مثل تنظيم الاجتماعات بشكل إلكتروني، واستخدام التقويم الالكتروني، واعداد المراسلات والتقارير بشكل إلكتروني، كما إنها تهدف إلى الاستفادة من التقنيات الالكترونية المعاصرة في السكرتارية.
- تقنيات السكرتارية الحديثة: تهدف إلى تزويد المشاركين بالمهارات اللازمة للقيام بأعمال السكرتارية المعاصرة بشكل مميز، كما تتضمن العديد من المحتويات؛ مثل: دور السكرتارية في المنظمات، وطريقة التعامل مع ضغوط العمل، وتقنيات تنظيم الاجتماعات.
دورات السكرتارية وإدارة المكاتب أونلاين
- قواعد المراسم والبروتوكول والإتيكيت لمديري مكاتب كبار الشخصيات: يتضمن هذا البرنامج الذي تعقده أكاديمية أي بي إس العديد من المحتويات منها؛ تعريف الإتيكيت والمراسم، وأساليب التعامل ومهارات المناقشة مع كبار الشخصيات، وتنظيم المؤتمرات واللقاءات الصحفية لكبار الشخصيات، كما تهدف إلى التعرّف على المهارات الأساسية لمديري مكاتب كبار الشخصيات.
- تنظيم وهيكلة إدارة العلاقات العامة: هذا البرنامج التدريبي من تقديم شركة أي بي إس أيضاً والذي يهدف إلى تزويد المشاركين بمفاهيم العلاقات العامة، والتنظيم الإداري لها، وتنظيم إدارة العلاقات العامة في المؤسسة، والتعرف على العديد من قواعد الإتيكيت في الاجتماعات.
- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب: هذه الدورة من تقديم أكاديمية جولدن مايندس والتي تهدف إلى تزويد المشاركين بالمعارف اللازمة في فهم الرسائل، وصياغتها، وطريقة التعامل الجيّد مع الأجهزة المكتبية، وتشغيلها، كما تحتوي على العديد من المحاور؛ منها: أهداف حفظ الملفات، وجدولة المواعيد وإلغائها.
- دورة الإدارة المكتبية: هي دورة مقدّمة من أكاديمية جولدن مايندس أيضاً تهدف إلى تمكين المشاركين من معرفة الجوانب الحقيقة للأعمال المكتبية وأعمال السكرتارية الحديثة، بالإضافة إلى معرفة مهاراتها الأساسية، وتحتوي على العديد من المحاور؛ مثل: المهارات اللازمة للابتعاد عن الأخطاء الإدارية، وطريقة إعداد التقارير وصياغتها.
محاسبة التكاليف
تعد محاسبة التكاليف من العلوم المحاسبية التي تساعد الوحدات الاقتصادية في جميع المجالات، وهدفها الأساسي هو تحديد كلفة المنتجات أو الخدمات؛ مما يسمح بتحديد أسعار هذه المنتجات أو الخدمات، كما تساعد محاسبة التكاليف في التخطيط، والرقابة، واتخاذ القرارات الاقتصادية الرشيدة، من خلال البيانات التي تقدمها للإدارة العليا.
تعلم محاسبة التكاليف
يحتاج الشخص المقبل على العمل في محاسبة التكاليف أن يكون على دراية بأساسيات المحاسبة، بالإضافة إلى مبادئ التكاليف المعيارية، ويجب تأهيله ليكون قادراً على تسجيل التكاليف المباشرة وغير المباشرة، التي من شأنها أن تساعد المؤسسة على معرفة التكاليف الفعلية لإنتاج السلع أو تزويد الخدمات، كما يحتاج إلى معرفة أنظمة المحاسبة، وكيفية تقديم تقارير التكلفة للمؤسسة، وتعتبر دراسة مبادئ محاسبة التكاليف خطوة أساسية لتهيئة الراغب في الحصول على مهنة مالية، ويجب أن يمتلك مهارات متعددة إلى جانب التعليم الذي يدعم هذه المهارات، وأن يكون جديراً بأن يعتمد عليه في توقع النتائج، وإعطاء فكرة عن كيفية تنظيم العمليات، والتقليل من الهدر.
أهم دورات محاسبة تكاليف
يمكن تقديم محاسبة التكاليف كدورة مستقلة أو كجزء من مساق تعليمي جامعي للمحاسبة أو إدارة الأعمال، حيث يقدم برنامج الدبلوم أو البكالوريوس جوانب متعددة لقطاع المحاسبة، ويجهز الطلاب لسوق العمل كمبتدئين، بينما يغطي برنامج الماجستير أو الدكتوراه استراتيجيات محاسبة متقدمة، تعمل على تحضير منتسبيها ليصبحوا متخصصين في مجال الإشراف والإدارة.
تتطرق دورات محاسبة التكاليف إلى مفاهيم مشتركة مثل:
- إدارة التكاليف.
- تخطيط الأرباح.
- تحليل تباين التكاليف.
- وضع الميزانية والتسعير.
- نظم المحاسبة الإدارية.
دورة محاسبة التكاليف الصناعية
تُعرّف هذه الدورة المشاركين بالمفاهيم والأساليب الحديثة في محاسبة التكاليف الصناعية، وتعرض الأنظمة والأساليب المستخدمة في تحديد التكلفة، كما تركز الدورة على دراسة العديد من الحالات العملية، وتستهدف الدورة الفئات التالية:
- المدراء الماليين.
- مدراء المصانع.
- مدراء الإنتاج.
- المحاسبين الإداريين.
- المراقبين الماليين.
- المحللين الماليين.
- محاسبي التكاليف.
الدورات الإلكترونية لمحاسبة التكاليف
- دورة دور محاسبة التكاليف: وهي دورة تؤخذ كتأسيس لبرامج المحاسبة الإدارية، وتتناول مواضيع مثل تكاليف الوظائف، وسلوك التكاليف، وموازنة رأس المال.
- دورة مدخل إلى محاسبة التكاليف: تركز هذه الدورة على استراتيجيات محاسبة التكاليف المختلفة التي تعزز صناعة قرار فعالة، وتتطرق إلى مواضيع مثل تقدير التكلفة والسلوك، وتوزيع التكاليف، وقرأت التسعير.
- دورة محاسبة التكاليف في قطاع الأعمال: يتعلم الطلاب في هذه الدورة إجراءات محاسبة التكاليف المختلفة، والأنظمة المستخدمة في قطاع الأعمال، وكيف يمكن أن يتداخلوا فيما بينهم ليكونوا نظام المحاسبة الكلي.
مهام محاسب التكاليف
محاسب التكاليف هو المسؤول عن جمع معلومات التكلفة وتحليلها، وإعداد تقارير الموازنة، ويتضمن عمله العديد من المهام؛ منها:
- تحديد التكاليف الثابتة والمتغيرة.
- بناء نظم تراكم البيانات الخاصة بالمؤسسة.
- حساب هوامش الأرباح.
- إعداد توقعات التكاليف.
- استعراض التكاليف القياسية والفعلية للمؤسسة.
متطلبات مهنة محاسب التكاليف
يطلب عادة الحصول على شهادة بكالوريوس في المحاسبة أو المالية للتقدم على وظيفة محاسب تكاليف، كما ينبغي التمتع بمهارات وظيفية عديدة؛ من أهمها المعرفة الممتازة باستخدام البرامج والمنظومات الالكترونية المحاسبية؛ خاصةً برنامج إكسل، كما يجب إتقان اللغة الإنجليزية لأنها مستخدمة في العمل في كبرى الشركات العالمية، وتتطلب هذة المهنة مهارات تحليلية ممتازة، بالإضافة إلى القدرة على إعداد تقارير وأنظمة التكاليف، وهناك شركات تطلب شهادة خبرة كمحاسب تكاليف، أو محلل تكاليف، أو وظيفة محاسب.
المحاسبة المالية
المعلومة الصحيحة هي مفتاح اتخاذ القرار الصائب، خاصة إذا كان القرار مرتبطاً بنشاط مالي أو اقتصادي فـي الشركات، صغيرة كانت أم كبيرة، ويوجد لها مصاريف وإيرادات، والسؤال المُلح دوماَ؛ هل تكسب الشركة أم تخسر؟ ولكي نصل إلى الإجابة، لابد من وجود معلومات لدينا، والتي لا يمكن الوصول إليها دون علم المحاسبة؛ والذي يعنى بتقديم معلومات مالية مناسبة لإتاحة فرصة إتخاذ قرار اقتصادي، سواء على مستوى الأفراد، أو المنشآت، أو الدواوين الحكومية، وتعد المحاسبة المالية أحد فروع المحاسبة العامة، وتشتمل بدورها على عدة أفرع، هي: المحاسبة الحكومية، المحاسبة الإدارية، المحاسبة الضريبية.
مفهوم المحاسبة المالية
هي الفرع الأم للمحاسبة، وتهتم بتسجيل المعلومات المحاسبية، وتبويبها اعتماداً على مجموعة من المستندات، والدفاتر، والقوائم المالية، بهدف الحصول على خلاصات مالية تصف نشاط الشركة ومركزها المالي خلال فترة معينة، لصالح أصحاب القرار، سواء كانوا من داخل المؤسسة أو خارجها.
أهداف المحاسبة المالية
- توفير معلومات عن مقدار ربح الشركة، أو خسارتها خلال فترة معينة، عن طريق عمل مقارنة بين الإيرادات والمصاريف.
- وضع تصور حقيقي لمركز الشركة المالي في تاريخ محدد، من خلال تحديد مصادر تمويل المشروع؛ (رأس المال – الأرصدة الدائنة)، بالإضافة للأموال المستثمرة بالمشروع؛ (الأصول الثابتة – الأصول المتداولة – الأرصدة المدينة).
- تحصيل معلومات تفيد في تقدير حجم التدفقات النقدية المستقبلية، وتوقيت هذه التدفقات.
- توفير معلومات تصلح في الإفادة عن مدى نهوض الإدارة بمسئولياتها.
الجهات المستفيدة من المحاسبة المالية
- أصحاب المؤسسة أنفسهم: سواء كانوا شركة خاصة، أو حكومية، أو خيرية.
- الدائنون، قد يكونوا مؤسسات مالية، مثل: البنوك و شركات الاستثمار، أو متعاملون مباشرون مع المؤسسة بالأجل.
- المستثمرون: هم الفئة المستهدفة، لما يملكون من رؤوس أموال، ولن يتخذوا قرار الاستثمار إلا بعد توفر معلومات تتيح لهم المقارنة.
- الحكومة: لتحصيل الضرائب، والمستحقات الأخرى.
- الموظفين العاملين في المؤسسة، وعملاء المنشأة، وعموم الناس.
أنواع المحاسبة المالية
يساعد نوعان من المحاسبة المالية في إنتاج المعلومات المالية الخاصة بالمركز المالي، ومدى الربح والخسارة ومقدار التغير في حقوق المساهمين، وهم:
المحاسبة على الأساس النقدي
تعتمد على الإيرادات، أي ما يتم تحصيله بالفعل، والمصاريف؛ أي ما يتم إنفاقه فعلياً، وعلى حسب كل معاملة يتم تسجيل كل إضافة أو خصم، ويتم إثبات كل شيء عندما يكون نقداً، فلا يعترف بالبضاعة إلا عندما تحصّل أموالها فعلياً، وينتشر هذا النوع من المحاسبة في الهيئات الحكومية.
المحاسبة على أساس الاستحقاق
تشمل جميع الإيرادات والمصاريف في نهاية السنة المالية، بغض النظر عن واقعية الدفع بالنسبة للمصروف، أو واقعيه التحصيل بالنسبة للإيراد، وذلك بهدف مقابلة الإيرادات مع المصاريف التي تخص السنة فقط، فتسجل كافة المعاملات، سواء تدفقات نقدية أو متراكمة، وتصبح هذه الوقائع ملزمة بشكل قانوني، بالرغم من عدم وجود مدفوعات نقدية، وتنقسم حسابات الشركة إلى قسمين، هم:
- الحسابات الدائنة: هي الأموال التي تدين بها الشركة للغير، مثل: الموردين أو المقرضين.
- الحسابات المدينة: هي حقوق وممتلكات الشركة لدى الغير.
في العموم، المحاسبة المالية تُنتج معلومات دقيقة، ويتم إجراءها كل عدة شهور أو في نهاية السنة المالية، وهي إلزامية بحكم القانون؛ وتُعد القوائم المالية بصورة دورية في نهاية كل فترة، والمطلوب هو توفر معلومات مالية فقط من (إيرادات – مصاريف – أصول – التزامات)، وفي الغالب تكون المعلومات إجمالية، تساعد في تقييم أداء المؤسسة ككل، وتخضع القوائم المالية التي توفرها المحاسبة المالية إلى الفحص والمراجعة من قبل مراجع خارجي.
