جدول المحتويات
الرقابة الإدارية هي ممارسة السلطة في سبيل توجيه القوى العاملة وتنظيمهم وتوجيهم، ويتضمن هذا مراقبة جميع الموارد والمعدّات، ويوجد للرقابة الإدارية عدّة أنواع بناءً على موقعها، فتنقسم إلى رقابة داخلية التي يتم تطبيقها داخل المنشآت ورقابة خارجية يتم تطبيقها خارج المنشآت، وعلى توقيتها فتنقسم إلى رقابة وقائية ومتزامنة ولاحقة، ويوجد للرقابة الإدارية أهمية كبيرة وتطبيقها يحقّق الكثير من التقدمات للشركة والمؤسسة والفرد أيضاً، ومن أهم أساليبها التدريب والصيانة وغيرها، وهي تأتي في المرتبة الرابعة من التسلسل الهرمي للرقابة وذلك لأهميتها.
يتحدث هذا المقال عن الرقابة الإدارية ويشمل النقاط التالية:
- مفهوم الرقابة الإدارية.
- أنواع الرقابة بناءً على موقع الرقابة وتوقيتها.
- أهمية الرقابة الإدارية.
- عناصر الرقابة الإدارية.
- خصائص الرقابة الإدارية.
- أساليب الرقابة الإدارية.
- التسلسل الهرمي للرقابة الإدارية.
- تأثير الرقابة الإدارية على الأفراد والشركات.
- المراجع.
مفهوم الرقابة الإدارية
يمكن تعريف الرقابة الإدارية على أنّها ممارسة السلطة في سبيل توجيه القوى العاملة وتنظيمهم وتوجيهم، ويتضمن هذا مراقبة جميع الموارد والمعدّات، بالإضافة إلى تدريب الأفراد وإدارة شؤون جميع الموظفين، وتنظيم عمليات التزويد والاستعداد والجاهزية والانضباط الذي ينجم عنه تقدّم الشركة أو المؤسسة أو أي موقع يتم فيه تطبيق الرقابة الإدارية.
أنواع الرقابة
يوجد أنواع للرقابة بناءً على موقع الرقابة وتوقيتها، وفيما يلي بيان لكلٍ من هذه الأنواع:
أنواع الرقابة حسب موقع الرقابة
يتم تقسيم الرقابة بناءً على موقعها إلى نوعين هما:
- الرقابة الداخلية: هي الرقابة التي يتم تطبيقها داخل المنشآت باختلاف نوعها العامّة والخاصّة، والتي تشمل جميع مستويات الإدارة بما فيها الموظفين الذين يعملون بالمنشأة بغض النظر عن طبيعة وظيفتهم وترتيبها على سلم وظائف المنشأة.
- الرقابة الخارجية: هي الرقابة التي يتم تطبيقها خارج المنشآت باختلاف نوعها العامّة والخاصّة، وهي تقوم بالاعتماد على الأجهزة الخارجيّة والمتخصّصة بالوظائف الرقابيّة، وهذه الأجهزة الخارجية بالعادة ترجع للسلطات الحكوميّة.
أنواع الرقابة حسب توقيت الرقابة
تنقسم الرقابة بناءً على توقيتها إلى ثلاثة أقسام كما يلي:
- الرقابة الوقائية: هذا النوع من الرقابة يعني أنّه يجب على المدير التوجه شخصيّاً لمحاولة البحث عن خطأ وتفاديه قبل وقوعه بدلاً من انتظار الإدارة إلى أن يصلها أي معلومات بخصوص حدوث خطأ معين، ويجب عليه أيضاً الاستعداد لمواجهة جميع أنواع الأخطاء وتفاديها.
- الرقابة المتزامنة: يمكن تعريفها بأنّها متابعة العمل وسيره بشكل منتظم ومستمر، فوظيفتها تكون قياس الأداء في الوقت الحالي وبعدها مقارنة الأداء الحالي مع معايير الأداء الخاصّة للكشف عن أي أخطاء إذا وجدت، بالإضافة إلى تحديد حجم الخسارة إذا حدثت.
- الرقابة اللاحقة: هي المقارنة بين المعايير التي تمّ وضعها سابقاً مع النتائج والإنجازات الفعليّة التي تمّ إنجازها، ويكون الهدف من هذه المقارنة والرقابة اكتشاف الأخطاء ورصدها والعمل على علاجها بشكل سريع وفوري.
أهمية الرقابة الإدارية
- عندما يكون تنفيذ كل من الاستبدال والاستبعاد غير ممكن، تستطيع الرقابة الإدارية تحديد آلية العمل.
- الرقابة الإدارية تقوم بتحسين أداء الموظفين ولا تقوم على نشر الخوف بينهم وتصيّد أخطائهم.
- لها ترتيب هام ضمن التسلسل الهرمي لتأثيرها في الفاعلية والكفاءة، ولكن تكون معرّضة للأخطاء البشرية ولهذا يتم استخدامها بشكل مؤقت وليس حل دائم الأجل.
- تنطوي على تغييرات في طرق العمل وإجراءاته كما يلي:
- سياسات السلامة المكتوبة.
- قواعد السلامة المكتوبة.
- الإشراف على السلامة.
- الجداول الزمنية والترتيب.
- كل هذه التغييرات من شأنها التقليل من مدّة وشدّة وتكرار التعرّض للمشاكل والمواقف الخطيرة.
- هي نوع من أنواع إدارة المخاطر من أجل ضمان السلامة المهنية للأفراد والشركات والمؤسسات.
عناصر الرقابة الإدارية
عملية الرقابة الإدارية تتكون من عناصر أساسية تسهِّل عمليّة تنفيذها، ومن أبرز وأهم هذه العناصر ما يلي:
- وضع معايير الأداء: ويعني إنشاء قياسات واقعيّة لضمان مستوى وجودة الأهداف.
- تخطيط المطلوب: وضع أهداف في غاية الوضوح ومن الممكن تحقيقها.
- مقارنة النتائج الفعليّة بالنتائج المراد تحقيقها: تقييم المعلومات وتفسيرها في سبيل الكشف عن الأخطاء وتحديد الأسباب وراءها وإعطاء جميع التفاصيل.
- مراقبة الأداء الفعلي وتقييمه: القيام بإنشاء نظام الهدف منه الإبلاغ عن المعلومات، ويجب على هذا النظام أن يتمتّع بالدقّة وأن يلائم جميع الأخطاء التي من الممكن حدوثها وتحديد كل منها في الوقت المناسب.
- تصحيح الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحيّة: القيام بتنفيذ أفضل وأنسب المسارات للعمل، وهذا من شأنه أن يساهم في تحقيق جميع أهداف الشركة بشكل كبير.
خصائص الرقابة الإدارية
- الرقابة الإدارية هي وظيفة نهائية تأتي مع عملي إجراء العروض تأكيدات في الخطط.
- الرقابة الإدارية هي وظيفة منتشرة وموجودة على جميع مستويات الإدارة، وهي موجودة في جميع أنواع الأعمال التجارية والمنظمات غير التجارية، وهذا يعني أنّ المدراء يؤدونها في جميع أنواع المستويات وفي جميع أنواع الاهتمامات.
- الرقابة الإدارية تتطلّع للأمام لأنّ التحكم الفعّال غير ممكن دون التحكم في الماضي، والتحكم يكون في التطلّع للمستقبل بشكل دائم وإجراء المتابعة عند اللزوم، وهي تسعى للحصول على النتائج المخطط لها من المرؤوسين، وهذا ما يمكِّن المدير من السيطرة بشكل كامل على جميع أنشطة المرؤوسين.
- ارتباط الرقابة الإدارية بالتخطيط لأنهما وظيفتان لا يمكن فصلهما عن الإدارة، فالرقابة الإدارية تكون تمرين لا معنى له بدون تخطيط، وبدون الرقابة الإدارية يكون التخطيط عديم الفائدة.
- الرقابة الإدارية عملية مستمرة لأنّها تكمِّل دورة عمليّة الإدارة، وبهذا فهي توفِّر الأساس لتحسين التخطيط في الدورة التالية.
- الرقابة الإدارية عملية ديناميكية تحتاج اتخاذ طرق مراجعة، ولهذا يجب إجراء التغييرات في الأماكن التي تصلح للتغيير.
أساليب الرقابة الإدارية
- التدريب: الرقابة الإدارية تقوم بتوفير التدريب الذي يلزم العاملين من أجل ملاحظة وتمييز الأخطار، وهذا يساعدهم في اتباع الإجراءات الصحيحة من أجل حماية أنفسهم وزملائهم.
- الإجراءات: الرقابة الإدارية تتخذّ الإجراءات اللازمة من تحديث وإعادة ترتيب خطوات العمل، وهذا في سبيل حماية العاملين من جميع الأخطار، وتكون عملية تطوير معايير السلامة خطوة مهمّة في هذا الاتجاه.
- الصيانة: وجود جدول مواعيد من أجل صيانة المعدّات الخطيرة يكون ضرورياً من أجل ضمان سير العمل بشكل سلس وآمن، والصيانة الوقائية تساعد في اكتشاف ومعالجة المشاكل الصغيرة قبل أن تتحوّل إلى مشاكل كبيرة من الصعب حلّها.
- النظافة: المكان النظيف والخالي من أي نوع من أنواع الفوضى من شأنه أن يساهم في تقليل أخطار الإصابات إن وقعت بشكل كبيرة، وهذا يساعد في التقليل من قوّتها في حال وقوعها.
- تدوير الموظفين: تدوير الموظفين من شأنه المساهمة في عدّة مهام وظيفيّة تمنع تكرار إصابتهم أو تعرّضهم لأخطار معيّنة.
- اللافتات التحذيريّة: من الممكن تعليق لافتات على الأرضيات والجدران من أجل تعزيز إجراءات الرقابة الإدارية، فوجود الوسائل البصريّة تساعد الموظفين على معرفة وجود الأماكن الخطرة.
- تحديد فترات سماح عمل معيّنة: يتم منع الموظفين من العمل داخل الأماكن التي يوجد فيها إشعاعات خطيرة عند وصولهم للحدّ المسموح به للتعرّض للأشعة، بالإضافة إلى الأماكن التي يوجد فيها أجهزة كهربائية ذات شحنة عالية، أو التعرّض للضوضاء والليزر وغيرها من المخاطر.
التسلسل الهرمي للرقابة الإدارية
هيكل الرقابة يتكون من خمسة أنواع من الضوابط، ويتم ترتيب هذه الأنواع في تسلسل بناءً على فعاليتها من الأعلى فعالية إلى الأقل فعالية، وهذا التسلسل بالعادة من شأنه تحقيق نظام أكثر أماناً إذا ما تمّ الالتزام به، وهذا الترتيب يكون كالآتي:
- الاستبدال.
- الاستبعاد.
- الرقابة الهندسية.
- الرقابة الإدارية.
- استخدام معدّات الحماية الشخصيّة.
تأثير الرقابة الإدارية
على الأفراد
للرقابة الإدارية تأثير مهم في تحقيق العدالة على الأفراد، وهذا من شأنه أن يزيد ثقتهم في هذه العملية ويزيد من المصداقية لديهم.
على الشركات
الرقابة الإدارية عند تطبيقها في الشركات يؤثر على سلوك العاملين ويزيد من ثقتهم بالمدراء، وهذا يصبّ في مصلحة تقدم الشركة بسبب الانضباط والجاهزية وحالة الاستعداد التي تكون بالشركة أو المؤسسة.
