جدول المحتويات
الخدمات المساندة
تعتبر الخدمات المساندة بمثابة العامل المشترك بين مختلف المؤسسات حكومية أو خاصة ربحية أو تطوعية وجاءت تسميتها بهذا الاسم مما تقدّمه من دعم ومساندة للخدمات الرئيسية لمختلف المؤسسات النّاشطة، فكل مؤسسة لها أنشطة رئيسية وأخرى داعمة أو مساندة ورغم أنها ثانوية لكنها تلعب دورًا رئيسيًا ومحوريًا في إنجاح عمل المؤسّسات.
مهام إدارة الخدمات المساندة
تتمثل المهام الرئيسية لإدارة الخدمات المساندة أساسًا في التنسيق الإداري للتخصّصات الفنية، كما تسهر هذه الإدارة على متابعة الأعمال والمشاريع التابعة للمؤسسات وتقوم بإعداد التقارير الفنية وتشرف على مراجعة الوثائق الخاصة بالمؤسسة علاوة على دورها في الاهتمام بالاتصالات الإدارية والمراسلات داخل المؤسّسات وخارجها.
مميزات إدارة الخدمات المساندة
تعمل إدارة الخدمات المساندة على تطوير علاقات المؤسسات مع الجهات الخارجية التي تتعامل معها وذلك بهدف تسهيل مهام الإدارات الفنية للمؤسسات ونظرًا لأهمية الدور الذي تضطلع به إدارة الخدمات المساندة فعليها أن تتحلّى بعدّة مميّزاتٍ تجعلها قادرة على تحقيق مهامها صُلب المؤسسة التي تعمل لصالحها، وهي كالآتي:
- تنظيم الوقت وتحديد الأولويّات.
- اكتساب مهارات التحدث والقدرة على الإنصات إلى الآخرين.
- توفير المعلومات اللازمة واتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب ومتابعة نتائجها.
- العمل المتواصل واليومي على تعلّم مهارات جديدة بهدف تسهيل وتحسين سير الإجراءات الإدارية و تطوير نُظم العمل.
- اعتماد إدارة الخدمات المساندة على الوسائل الإلكترونية الحديثة في القيام بمختلف المهام منها، تنظيم الاجتماعات إلكترونيًا وإعداد المراسلات وعرض المعلومات وترتيبها.
تشمل إدارة الخدمات المساندة عدّة أقسام رئيسية لايمكن لأي مؤسسة العمل من دونها وأهمّها الموارد المالية، والمشتريات، والموارد البشرية، وقسم التدريب، وإدارة العمليّات، وإدارة المراكز المحلية، وإدارة التخطيط والاستعداد، وإدارة التكنولوجيا والاتصالات، وإدارة الإعلام والاتّصال، وإدارة السلامة والوقاية.
تقوم الخدمات المساندة بوضع مخطّط قسم الموارد البشرية للمؤسسة والإشراف على تنمية قدرات الموظّفين وتدريبهم بهدف تحسين قدراتهم الإنتاجيّة وذلك إلى جانب أنها المسؤولة على إعداد الموازنة السنوية الخاصة بما يناسب الخطط والأهداف والقدرات المالية للمؤسسة وتوفير المستلزمات الخاصة بالمكتبية والاتصالات والنقل لضمان حسن سير العمل.
تشرف هذه الإدارة على القيام بعمليات الصّيانة والنظافة الخاصة بأدوات ومقر المؤسسة مع توفير كل ما يلزم لإتمامها في أسرع وقت إضافة إلى ذلك فهي التي تتولى شؤون التأمين والوقاية والحفاظ على ممتلكات المؤسسة.
تعتبر إدارة الخدمات المساندة بمثابة العمود الفقري للمؤسّسة لذلك تحرص جميع المؤسّسات على الاختيار الدّقيق للشخص القادر على إدارتها بشكل صحيح وفعّال ولكي يُقبل ملف المترشّح لهذه الخطّة يجب أن تتوفر لديه شروط رئيسية ومؤهلات علمية وخبرات ميدانية وغيرها.
وظيفة مدير إدارة الخدمات المساندة
مواصفات عامة
- التمتّع بمهارات سلوكيّة.
- العمل بروح الفريق.
- القدرة على التواصل الفاعل.
- التركيز على النتائج المنتظرة.
- الاهتمام المتواصل بخدمة العملاء.
- إدارة الموارد بفاعليّة.
- الاستعداد والقدرة على المساءلة.
- التحلّي بميزات التفكير الإستراتيجيّ.
- العمل على تمكين الموظّفين وتطوير قدراتهم.
المؤهلات العلميّة والخبرات
- متحصّل على شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها إضافة إلى وجود خبرة ميدانيّة لا تقل عن 6 سنوات.
- متحصّل على شهادة الماجستير في إدارة الأعمال أو ما يعادلها إلى جانب توفر 3 سنوات من الخبرة الميدانية بالنسبة لمترشّحي هذه الفئة.
- متحصّل على شهادة دكتوراه في إدارة الأعمال قادر على الترشح لوظيفة مدير إدارة الخدمات المساندة من دون توفر أيّ خبرة ميدانية لديه.
المهام التخصصيّة
- متابعة تنفيذ إجراءات وتعليمات شؤون الموارد البشرية، وتأمين خدمات الدعم والمساندة التقنية لجميع الموظفين.
- الإشراف على الأرشيف والمراسلات الخاصّة بالمؤسسة وتأمين المشتريات واللوازم المختلفة ومتابعة إجراءات عملية الشّراء.
- مراقبة تنفيذ السّياسات الماليّة للمؤسسة وتحديد الاحتياجات التدريبيّة للموظفين ومتابعة سير نظامهم التقييمي والعمل على تعريف كل موظّف لمساره المهنيّ.
