جدول المحتويات
خدمات المساندة
تنقسم المؤسسات والشركات والمنظمات الربحية وغير الربحية بطبيعة عملها، إلى نوعين من الأنشطة الخدماتية؛ بحيث يقوم النوع الأول بتأدية المهام التي تتعلق باختصاص هذه الشركات أو بمعنى أكثر وضوحًا يقوم هذا النوع بالعمليات الرئيسية في المؤسسة، في حين يقوم النوع الثاني من هذه الأنشطة الخدماتية بتقديم العديد من الخدمات التي تعمل بشكلٍ أو بآخر على مساندة النوع الأول.
التعريف بخدمات المساندة
يمكن تعريف الخدمات المساندة على أنها تلك الخدمات التي يتم تقديمها من خلال العديد من الأقسام الموجودة في نفس المؤسسة أو الشركة، بهدف دعم العمليات الرئيسية التي تقوم بها هذه المؤسسة وتأمين كل ما تحتاج إليه المؤسسة باحترافيةٍ عالية من أجل تحقيق أهدافها ورفع جودة خدماتها، ويمكن وصفها أيضًا بأنها أنشطة الدعم اللوجستي لأقسام ومهام الشركة الرئيسية.
مهام الخدمات المساندة
تقدم أقسام الخدمات المساندة في المؤسسات العديد من المهام أهمها:
- متابعة الدوام اليومي للموظفين، وحصر الغيابات المبررة وغير المبررة وإبلاغ الأقسام والجهات المعنية.
- تنظيم وحفظ الملفات والوثائق الإدارية، بطريقةٍ تضمن سهولة إاترجاعها في أيّ وقت.
- التنسيق الإداري للتخصصات الفنية، بطريقةٍ تسهّل أعمال هذه الأقسام وتحافظ على تنظيمها.
- متابعة خطة الشركة التشغيلية والاستراتيجية والتقارير اليومية والشهرية والسنوية.
- العمل على تصميم وتنظيم موقع إلكتروني خاص بالشركة، بحيث يبقيها على تواصلٍ دائم مع المجتمع المحيط ومتطلباته.
- متابعة كل ما يتعلق بشؤون الموارد البشرية في الشركة بما يخص الموظفين من توظيف، وانتداب، وتكليف، ونقل، وترقية، وإجازات.
- إدارة الشؤون المالية ومتابعتها بشكلٍ دائم، فيما يتضمن كل من الآتية: رواتب الموظفين، وحسابات المصرف، وتدقيق الفواتير، وتسجيل واردات وصادرات الشركة المالية، وإعداد الموازنة السنوية الخاصة بالشركة بما يتلائم مع الخطط والأهداف الاستراتيجية لها.
أقسام إدارة الخدمات المساندة
تقوم معظم الشركات الربحية وغير الربحية بتجزئة خدماتها المساندة إلى عدة أقسام وذلك من منطلق تسهيل وتنظيم أنشطة الشركة الإدارية والخدماتية، من أبرز هذه الأقسام ما يأتي:
قسم تقنية المعلومات
يقوم هذا القسم بأعمال الدعم الفني والتقني للمؤسسة، والتي تشتمل على العديد من الأنشطة أهمها: إدارة العمليات التقنية وتطوير الأنظمة الخاصة بها، إدارة شؤون الشبكات والتطبيقات الإلكترونية بحيث تواكب آخر التطورات التي تتعلق في أمور المال و الأعمال، كما يشرف هذا القسم على دعم و تطوير نظام الحضور والغياب، ونظام الخدمة الذاتية، ونظام الموارد البشرية، والنظام المالي.
قسم الموارد البشرية والتطوير الوظيفي
يتولى قسم الموارد البشرية في أي مؤسسة، كل ما يتعلق بالكادر الوظيفي فيها، من جذبٍ للكفاءات والمهارات التي من شأنها رفع المستوى الإنتاجي للشركة، بالإضافة إلى مهام تطوير العاملين وتدريبهم والعمل على تحفيزهم بين الحين والآخر.
قسم المالية والمشتريات
يهتم هذا القسم بإعداد الرواتب الشهرية للموظفين، ويتابع حسابات المصرف، ويشرف على إعداد وتجهيز الموازنة السنوية ومتابعة تدقيقها وتصديقها، بالإضافة إلى متابعة واردات الشركة وصادراتها وفرض الرقابة الدورية عليها، وتنظيم وضبط إجراءات الشراء المحلي المباشر لتأمين احتياجات الهيئة وفقًا للأنظمة والتعليمات المعمول بها، ويعمل ضمنها أقسام: المحاسبة، واللوازم، والمشتريات، والموازنة، والخدمات الإدارية، أو حسب ما يلزم المؤسسة.
قسم الاتصال والتعاون الدولي
تكمن أهمية هذا القسم في تنمية أسس التواصل بين الموظفين بعضهم البعض، وبين المسؤولين والموظفين، وبين الشركة والشركات التي تعمل في نفس المجال، والمستثمرين، والمجتمع المحيط، والحكومة، وتغطية نشاطات المؤسسة ومتابعة شؤون العلاقات العامة واستقبال الضيوف وتنظيم البرامج الخاصة بهذا، بالإضافة إلى الإشراف على مكاتب خدمة الجمهور بحيث تقوم بتقديم الخدمة الأفضل في جميع الأوقات.
