جدول المحتويات
تعتبر المخاطبات الإدارية إحدى أهم الإجراءات الوظيفية في كافة الشركات والمؤسسات، فالمخاطبات الإدارية هي لغة الكتابة بين أي شخصين أو أكثر في وقت واحد، وإدارياً هي وسيلة ربط الإدارات المختلفة مع العاملين، واصطلاحاً هي أكثر وسائل الاتصال المباشرة استخداماً، بحيث لا يمكن الاستغناء عنها مطلقاً، فهي الطريقة التي تهدف إلى تحقيق التواصل بين مختلف الأقسام الإدارية والإدارة، سواء كانت مخاطبات ورقية أو رقمية.
الجوانب الفنية للمخاطبات الإدارية
تعتبر الجوانب الفنية للمخاطبات الإدارية من المتطلبات التي يجب توافرها عند كتابة الخطاب وإخراجه بمظهر لائق، فالشكل الفني للخطاب يساعد في ترك انطباع إيجابي لدى القارئ، ومن أهم الأمور التي يجب الانتباه إليها عند كتابة الخطاب الإداري هو نوع الورق المستخدم، فلا بد من اختيار نوع ورق ملائم لطبيعة الرسالة، فنوع الورق يعكس درجة اهتمام الموظف أو المؤسسة برسمية الخطاب الإداري، ومن أهم المواصفات التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند اختيار الورق كل من:
- اللون: يفضل استخدام ورق أبيض اللون، لأنه من الألوان المناسبة لكتابة الخطابات الإدارية، فاللون الأبيض هو لون ذو درجة عالية من الرسمية.
- النوع: لا بد من اختيار ورق قوي وناعم الملمس، وأن يكون ذو جودة عالية لا يتغير لونه إلى الأصفر، وأن يكون غير قابل للتلف بسهولة.
- المقاس: يعتبر قياس ورق A4 هو القياس الرسمي الذي يستخدم في كتابة المخاطبات الإدارية.
- المسافات: هي المسافات التي تترك بين الكلمات والأسطر والفقرات، فهذه المسافات تعطي النص مظهر جمالي مناسب ومقبول.
- الهوامش: هي المسافة بين حواف الورقة المستخدمة والنص من جميع الجهات، ومهمة هذه الهوامش هو المحافظة على محتوى الرسالة في حال تعرضت للتلف.
خصائص المخاطبات الإدارية
تتميز المخاطبات الإدارية بمجموعة من الخصائص التي تساهم في استخدام الأسلوب الصحيح للكتابة، فهي تترك أثراً إيجابياً لدى القارئ، وذلك ما يُسهل من فهم محتوى الخطاب بشكل واضح ودقيق، ومن أهم هذه الخصائص:
- الوضوح: يتحقق الوضوح من خلال اختيار الكلمات السهلة والبسيطة دون غموض وتكرار وتعقيد، ويجب أن تكون جمل الخطاب وأفكاره متناسقة ومترابطة، مما يُسهل على مستلم الرسالة فهم وتحديد المقصد والمعنى من الخطاب.
- تجنب الأخطاء: لا بد من تجنب الأخطاء في كتابة المخاطبات الإدارية، سواء كان الخطأ لغوي أو نحوي، لذلك ينصح بقراءتها أكثر من مرة قبل إرسالها.
- الاختصار: يجب التركيز على الموضوع الرئيسي للخطاب، واختيار العبارات والكلمات المناسبة دون إسهاب وإطالة، ويفضل تجنب التكرار والحشو.
- قوة اللغة: يتم تحقيقها من خلال استخدام الكلمات التي تترك أثراً لدى القارئ، فيجب تجنب الألفاظ الركيكة أو التي تحمل أكثر من معنى في آن واحد.
- لطافة التعبير واللغة: هي استخدام كافة الألقاب والعبارات التي تدل على الاحترام والتقدير المتبادل بين المرسل والمتلقي، وتستخدم كلمات اللطافة بناءً على المستوى الوظيفي للمتلقي، مثلاً قول معالي أو حضرة.
أنواع المخاطبات الإدارية
1- المخاطبات الإدارية الرسمية
هي كل النماذج الرسمية والقانونية التي تستخدم في المؤسسات والشركات في التراسل، وتقسم إلى نوعين، وهي:
- المخاطبات الرسمية الخارجية: تصدر عن الشركات والمؤسسات إلى جهات خارج إطار إدارتها، مثل المخاطبات مع الشركات الأخرى أو المؤسسات العامة أو الدول الأخرى.
- المخاطبات الرسمية الداخلية: هي المخاطبات المستخدمة داخل نطاق الدائرة الواحدة، وترسل من الإدارة إلى الموظفين والأقسام أو العكس.
2- المذكرات الإدارية
هي إحدى أنواع المخاطبات الإدارية التي تضم مجموعة من التعليمات والنقاط المهمة التي يكون مطلوب تنفيذها خلال فترة محددة أو من خلال مجموعة من الإجراءات الإدارية.
فيديو أنواع المراسلات الإدارية ، كيفية كتابة الرسائل الإدارية ، أجزاء الرسائل الإدارية
أقسام المخاطبات الإدارية
1- اسم وعنوان المرسل
هو أول مقطع في الخطاب الإداري، ويحتوي على بيانات أساسية عن الموظف أو المؤسسة التي قامت بكتابة الخطاب وإرساله، ويكتب عادةً من مقطعين بالإضافة إلى كتابة العنوان بشكل واضح.
2- تاريخ ارسال الخطاب
من العناصر المهمة جداً في كتابة الخطاب، ويكتب غالباً في الجهة اليسرى من أعلى الخطاب، وذلك ما يجعل منها وثيقة رسمية قانونية.
3- اسم وعنوان مستلم الخطاب
يكون المقطع الثاني أو الثالث من الخطاب، ويضم هذا المقطع البيانات الخاصة بالشخص المستلم أو الإدارة أو المؤسسة.
4- موضوع الخطاب
هو الهدف المباشر والعنوان الرئيسي للخطاب، ويتم كتابته في أعلى الرسالة ليساعد القارئ على تحديد الهدف الأساسي من هذا الخطاب.
5- تحية الخطاب
تكون في السطر الأول من محتوى الخطاب الإداري، وتستخدم في التحية مجموعة من الكلمات التي تدل على تقدير المرسل للمستلم، ومن أكثر الجمال استخداماً كل من:
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- تحية طيبة وبعد.
6- محتوى الخطاب
هو النص ومحتواه ومضمونه، ويفضل التقيد بموضوع الخطاب، ويكون غالباً المحتوى مؤلف من فقرة واحدة، أو في الحالات الضرورية يمكن تقسيم المحتوى إلى عدة فقرات قصيرة.
أهمية المخاطبات الإدارية
- تقوم بتنظيم وتطوير العمل في الشركات والمؤسسات.
- تؤمن سهولة في التواصل بين الأقسام الإدارية دون الحاجة إلى اجتماع المدراء بشكل مباشر.
- تساعد في ترتيب الأفكار وصياغتها بالطريقة المناسبة والصحيحة.
- تعتبر الخطابات وثيقة قانونية من قبل الجهة الإدارية في الشركة.
- تعتبر كمرجع للمعلومات الإدارية عند الحاجة إليها.
- توفر كل من الوقت والجهد عند تحديد موعد الارسال والاستقبال.
