جدول المحتويات
تعريف برامج إدارة معارض السيارات
برامج إدارة معارض السيارات هي أحد البرامج التي تساعد أصحاب المعارض وشركات السيارات على التحكّم في محتويات المعرض، من حيث الحسابات ومقدار المبيعات وعدد السيارات وقطع الغيار المتوفرة بالمخازن، والمعاملات الخاصة بالموردين والعملاء، حيث يُنظم البرنامج مواعيد سداد الأقساط الشهرية، بالإضافة إلى تصميم فواتير عمليات البيع والشراء، ويحتاج صاحب المعرض في البداية إلى إضافة البيانات الشخصية لكافة المستخدمين، ويُمكن تحميل هذا البرنامج للحاسوب الشخصي عبر الإنترنت من خلال العديد من المنصات التي توفر هذا البرنامج بشكل مدفوع، ولن يجد صاحب المعرض صعوبة في التعامل معه، حيث يتوفر البرنامج باللغة العربية ويتميز بواجهة سهلة الاستخدام.
وظائف برامج إدارة معارض السيارات
خاصية تدوين معلومات السيارات
بإمكان برامج إدارة معارض السيارات أن تسجّل السيارات وقطع الغيار، وتشتمل على كافة المعلومات الخاصة بالسيارة من حيث تاريخ صناعتها، وبلد الصنع، وأهم المميزات من حيث قوة الموتور، والكماليات، والمقصورة، والألوان المتوفّرة منها، وعدد الأبواب، بالإضافة إلى إمكانية فحصها للتعرّف على العيوب، كما تُمكّن صاحب المعرض من معرفة سعرها وتحديد صافي الأرباح الذي يعود عليه منها.
خاصية تدوين معلومات الأشخاص
بإمكانك الآن التعرف على كل من تعامل مع معرضك سواء كان مستهلكًا أو موردًا أو العاملين بالمعرض؛ فالبرنامج يسجّل كافة المعلومات عن الأشخاص ويحتفظ بصورة لهم، وتتيح هذه الخاصية التعرّف على المدفوعات المسدّدة لك، والمبالغ المتبقيّة من الزبائن، أو كمية الأموال التي تنفقها في صفقات السيارات، أو المرتبات التي تسدّدها للعاملين؛ فهو وسيلة لحفظ الأموال والرقابة على الموظفين.
خاصية تصميم عقود البيع
يضم البرنامج مجموعة كبيرة من العقود الجاهزة سواء للبيع نقدًا أو بالتقسيط، ومن المُتاح طباعة هذه العقود عند الحاجة إليها، وتأتي هذه العقود مرقمة داخل البرنامج ليسهل البحث عنها، كبديل آمن للمستندات الورقية التي من الممكن أن تتلف أو تضيع في أي وقت، فيخسر صاحب المعرض مئات الآلاف، وتمثل هذه الخاصية بديلًا فعالًا للمحامين، فلم يعد صاحب المعرض مضطرًا للاستعانة بذوي الخبرة القانونية لتحرير العقود، فتلك البرامج تيسر عمليات تدوين كافة المدخلات والمخرجات المادية.
خاصية الصلاحيات
يمكنك تحديد صلاحيات كافة الموظفين وطبيعة أعمالهم، ويتاح ربط مهماتهم بالبرنامج، بحيث تُحدّد كلمات سرية خاصة بكل مستخدم.
خاصية التسويق
الميزة الأكثر أهمية لهذه البرامج؛ هي إمكانية تسويق السيارات وقطع الغيار الموجودة داخل معرضك، فالبرنامج مزود بخاصية ذكاء اصطناعي لنشر الإعلانات عن كافة المنتجات في المواقع أو صفحات مواقع التواصل الاجتماعي التي تريد نشر المحتوى بها.
منصات تحميل برامج إدارة معارض السيارات
دفترة
يقدم موقع دفترة لإدارة الأعمال برنامج لإدارة معرض السيارات الخاص بك، وذلك بمتابعة العملاء واستخراج الكشوف الحسابية، وتوزيع كافة المهام على الموظفين والتعرف على أدائهم؛ لتحديد من يقوم بدوره ممن يقصّر في عمله، بالإضافة إلى متابعة المخزون بشكل مستمر، كل ما عليك هو إنشاء حساب على الموقع بحيث تكتب اسم الشركة، والبريد الإلكتروني لها وكلمة السر، وتختار صفحة دخول للموقع، وبعدها تتيح لك المنصة تحميل البرنامج للبدء في مباشرة العمل، ومن الممكن إلغاء الحساب في أيّ وقت.
smacc
يتيح نظام معارض السيارات المتوفر بواسطة smacc الإدارة الكاملة لمحتوى المعرض، ومن أبرز مميزاته سهولة الاستخدام بالإضافة إلى البحث المتقدّم، فلا يستغرق صاحب المعرض وقتًا للحصول على المعلومات، فبضغطة زر يستطيع الوصول إلى البيانات والتقارير الخاصة بالسيارات أو العملاء، ويمكن تحميله بسهولة إلى جهازك أو إدارة المحتوى من على الموقع إذا بواسطة اسم المستخدم والرقم السري لتوفير مساحة على حاسوبك.
Dexef
يستخدم أصحاب المعارض البرنامج الذي تقدمه منصة Dexef والذي يوفر العديد من المزايا، حيث تستطيع التعرف على طريقة إدارته عبر ملفات الشرح المتاحة على الموقع، بجانب الاطلاع على صياغة التعاقد وأسعاره بحسب المعرض وحجم تعاملاته، ويمكن تحميل البرنامج من منصة الموقع، حيث يُنشئ صاحب المعرض حسابًا وبعدها يستطيع أن يملأ كافة المعلومات بنفسه من حيث ماركة السيارة، وأسعارها، وسنة الصنع، بالإضافة إلى تجهيز ملفات لكافة الأشخاص سواء كانوا عملاء أو مندوبين أو موظفين بالمعرض.
برامج المحاسبة لإدارة معارض السيارات
هي مجموعة من برامج الحاسوب التطبيقية، التي تساعد المحاسبين على تسجيل المعاملات المالية في مكان عملهم والإبلاغ عنها، وتختلف وظائف البرنامج حسب اختلاف حاجة المكان إلى استخدامها، حيث تختار الشركات الكبيرة البرامج الاحترافية التي تعمل على إدخال كمية كبيرة من البيانات وإجراء الحسابات اللازمة، بينما تحتاج الشركات الصغيرة إلى برامج بسيطة لإجراء العمليات المالية التي تحتاجها، وتعد معارض السيارات من واحدة من أهم الشركات أو مجالات العمل التي تحتاج إلى برامج محاسبة خاصة بها تساعد العاملين فيها على تسيير العمليات الحسابية بشكل منتظم وصحيح.
ميزات برامج المحاسبة
تتجه العديد من الشركات للحصول على برامج المحاسبة التي تساعدها على تنفيذ العمليات المالية الخاصة بها، حيث توجد برامج متنوعة مثل؛ برامج محاسبة لإدارة معارض السيارات أو المحلات التجارية، وتوفر هذه البرامج مجموعةً من المميزات تساعد أصحاب الأعمال الذين لا يمتلكون الدراية الكافية بأمور المحاسبة على تتبع النفقات وإعداد الضرائب، والنظر في زيادة الإيرادات، ومن أهم المميزات:
- البساطة: تعد معظم برامج المحاسبة سهلة الاستخدام، إذ يمكن البحث عنها وتثبيتها وتعلمها بشكل بسيط، كما أنها تقدم العديد خاصية تحديد نوع البيانات التي يجب إدخالها في كل جزء، ويتم ذلك في حين إنشاء النظام وتحديد الحسابات المصرفية والديون والموردين.
- الموثوقية والدقة: تمتاز برامج المحاسبة بإجراء العمليات الحسابية بدقة وموثوقية، مما يساعد صاحب العمل من تحديد الوضع المالي بدقة وفي أي وقت.
- التكلفة: تتجه بعض الشركات إلى الاستعانة بشركة محاسبة أخرى لإجراء التدقيق اللازم على حساباتها، الأمر الذي يعد مكلفاً، إلا إن برامج المحاسبة تساهم في تقليل التكلفة من حيث شرائها لمرة واحدة، وكل ما تحتاجه في حالة البرامج الاحترافية هو تدريب الموظفين المعنيين على استعمالها، وتعمل هذه البرامج لسنوات طويلة، كما أن التحديث الخاص بها يعتبر غير مكلف.
- القدرة على التعاون: توفر برامج المحاسبة إمكانية إعطاء مجموعة من الصلاحيات للمحاسب والتي تساعده في الوصول للبيانات، كما يمكن مزامنة المعلومات مع الحسابات المصرفية، وحسابات الائتمان، واستيراد البيانات بسهولة، الأمر الذي يساعد على إجراء الحسابات بشكل سريع.
أشهر برامج المحاسبة لإدارة معارض السيارات
تستعمل مجموعة من برامج محاسبة لإدارة معارض السيارات، لما لها من قدرة كبيرة على تسيير العمليات الحسابية بشكل أعلى في الكفاءة، ومن أشهر هذه البرامج:
برنامج المحاسبة من Defex
تقدم شركة Defex للبرمجة برنامج محاسبة خاص بإدارة معارض السيارات، حيث إنه يعرض شاشةً سهلة الاستعمال، يمكن من خلالها إجراء العمليات الحسابية، كما يحتوي على قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام وقابلة للتعديل، كما يضم البرنامج خصائص تمكنه من تسجيل قائمة السيارات، وعرض المبيعات والمشتريات، وإصدار الفواتير.
يعد هذا البرنامج أحد برامج محاسبة لإدارة معارض السيارات المميزة، بسبب قاعدة البيانات التي يوفرها، والتي صممت لتكون مناسبةً لعمل المعارض من خلال احتوائها على البيانات الخاصة بكل السيارات داخل الأسواق المحلية والعالمية، مثل؛ الشركة المنتجة ونوع السيارة واللون والموديل، وإمكانية التعديل عليها عند الحاجة.
برنامج Easy store
يستعمل هذا البرنامج ليس في إدارة معارض السيارات فقط، وإنما لإدارة كافة الأنشطة التجارية، مثل المحلات والمخازن والشركات التجارية، ويعد أحد أفضل برامج المحاسبة لما يمتلكه من قوائم متعددة تدير كافة الأقسام والأنشطة التجارية المختلفة، ويساعد هذا البرنامج على إدارة كل من الأقسام الآتية، وهي الأصناف والمخازن والمشتريات والمبيعات والحسابات والصيانة والموظفين والتقارير والإعدادات، ويمتاز بقدرته على إصدار التقارير والفواتير باللغة العربية، وربط كافة الفروع ونقاط البيع من خلال قاعدة بيانات واحدة، حيث يمكن متابعة كافة الفروع وإدارتها من خلال شاشة واحدة.
برامج أخرى
توجد مجموعة أخرى من البرامج الأقل استخداماً، مثل برنامج كويك بوكس، وبرنامج زوهو، و مايكروسوفت Microsoft Small Business Accounting، وبرنامج بيشتري، وبرنامج فريش بوكس.
كيفية تخفيض التكلفة في معرض السيارات
معارض السيارات من المشروعات التي تحتاج لتكاليف كبيرة لإقامتها، كما أن المصاريف اللازمة لإدارة وتشغيل معرض السيارات غالباً ما تكون مرتفعة نسبياً، وبالتالي هناك العديد من الأفكار والمقترحات التي قد تساعد أصحاب معارض السيارات على التحكم بصورة أفضل في تكاليف معارض السيارات، ومن أهم طرق خفض تكاليف معارض السيارات ما يلي:
استخدام مصابيح من نوع LED
تحتوي معارض السيارات على قاعات مخصصة لعرض السيارات، ويتم تزويد هذه القاعات بالكثير من الكشافات والمصابيح لإظهار كافة التفاصيل الخاصة بكل سيارة، ممّا يساعد على جذب الانتباه بصورة أكبر للسيارات، وفي الوقت نفسه على استهلاك معدلات مرتفعة من الطاقة، وهو الأمر الذي يترتب عليه مطالبة المعرض بسداد مبالغ عالية كقيمة الطاقة المستهلكة.
للتغلب على هذه المشكلة يمكن لصاحب المعرض أن يقوم باستبدال المصابيح والكشافات بأخرى من نوع LED، والتي تستهلك طاقة أقل بمعدلات تصل إلى 90%، كما أنها تساعد على تقليل تكاليف استهلاك الطاقة بمعدلات تصل إلى 60%.
استخدام مؤقت للتحكم في الكهرباء
يساعد استخدام مؤقتات التحكم في الكهرباء على خفض تكاليف الطاقة التي يتوجب على المعرض دفعها شهرياً، حيث أن ضبط هذه المؤقتات على إيقاف تشغيل أجهزة المكيفات والحاسب الآلي والأنوار وغيرها بعد مواعيد العمل الرسمية يساعد بصورة كبيرة على الترشيد في استخدام الطاقة، ومن ثم خفض تكاليف استهلاك الطاقة.
استخدام أجهزة اللابتوب
لمزيد من التوفير في تكاليف استهلاك الطاقة، يمكن لصاحب المعرض أن يقوم باستبدال أجهزة الحاسب الآلي المكتبية ذات الملحقات المتعددة بأجهزة الكمبيوتر المحمولة اللابتوب، والتي تستهلك طاقة أقل بمعدلات تصل إلى 90%.
اختيار الوقت المناسب لشراء الأثاث
تحتوي كافة معارض السيارات على العديد من قطع الأثاث الأنيقة التي يستخدمها موظفي المعرض أثناء عملهم، كما يتم استخدامها لاستقبال عملاء وزوار المعرض، ورغم تميز الأثاث المكتبي بارتفاع السعر، إلا أنه يمكن شراؤه في بعض الأوقات بسعر أقل، مثل الشراء عند قيام متاجر الأثاث بعمل التصفية الموسمية، أو عند قيامها بعمل تخفيضات.
استخدام مواقع التواصل الاجتماعي
تحتاج كافة معارض السيارات للإعلان عن نشاطها وأحدث الموديلات التي تقوم بعرضها، ولقيام المعرض بعمل إعلان تلفزيوني أو إعلان في إحدى الصحف اليومية، يحتاج لرصيد ميزانية ليست بالقليلة.
ويمكن لتقليل نفقات الدعاية والإعلان الخاصة بالمعرض؛ حيث يستطيع صاحب المعرض استعمال وسائل التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك أو إنستجرام وغيرها، والتي تساعده على الوصول لنسبة كبيرة من الجمهور المستهدف عبر الطرق المجانية مثل إنشاء صفحة خاص بالمعرض، أو عبر الطرق المدفوعة مثل إنشاء حملات إعلانية مدفوعة ذات ميزانية قليلة ومحدودة، وحالياً تعتبر مواقع التواصل الاجتماعي من أفضل طرق الدعاية التي تستخدمها أعداد كبيرة من الأنشطة التجارية حول العالم بغض النظر عن حجمها.
أتمتة المهام الإدارية الخاصة بالمعرض
لتقليل النفقات، يستطيع صاحب المعرض خفض عدد موظفي المعرض، والاستعانة ببعض برامج الحاسب الآلي التي تقوم بالعديد من المهام الإدارية مثل إنشاء التقارير، وإمساك الدفاتر، وإدارة المخزون وغيرها.
التحول الرقمي
من الطرق التي تساعد معارض السيارات على خفض التكاليف هو التحول للرقمية والإقلال في استخدام الأوراق، حيث من الممكن أن يقوم موظفي المعرض بتسجيل بيانات العملاء أو قيود الحسابات على برامج الحاسب الآلي بدلاً من تسجيلها على الأوراق.
الشراء بالجملة
عند القيام بشراء لوازم المعرض مثل الأدوات المكتبية أو مصابيح الإضاءة، فإن شراء كمية كبيرة منها بسعر الجملة يساعد على توفير نسبة لا بأس بها من أسعارها.
