جدول المحتويات
تعريف إدارة المكاتب
يمكن تعريف إدارة المكاتب بأنها مجموعة من العمليات التي تتضمن التخطيط والتنظيم والمراقبة لأنشطة المكتب من أجل تحقيق أهداف العمل، وكذلك تتضمن التنسيق وتحفيز الجهود من أجل تحقيق هذه الأهداف.
مهام مسؤولي إدارة المكاتب
- التخطيط: يقوم مدير المكتب بتحديد الأنشطة المستقبلية للمنظمة، وكذلك يضع الطريقة التي يمكن تحقيق هذه الأهداف من خلالها.
- التنظيم: يتم اختيار الوظائف المكتبية والمناصب للأشخاص من قبل إدارة المكاتب، ويتم ذلك من خلال جمع الوظائف المكتبية المتشابهة، وإنشاء أخرى جديدة، ثم يقوم بتحديد صلاحيات كل وظيفة، وطريقة التنسيق بين هذه الوظائف المختلفة.
- إدارة الموارد البشريّة: تقوم إدارة المكاتب بملء الشواغر بالموظفين، وهي كذلك تهتم بالتدريب واستبقاء الموظفين.
- التوجيه: يتم ذلك من خلال إرشاد الموظفين، والإشراف عليهم، وتحفيزهم.
- التحكم: يتم ذلك من خلال مقارنة الأداء الفعلي للمكتب بالمعايير، ثم اتخاذ الإجراءات المناسبة من أجل تصحيح الأخطاء.
مهارات موظفي ادارة المكاتب
- التخطيط: يقوم مدير المكتب بالتخطيط للاجتماعات، والتعامل مع الوفود، وغيرها من الأعمال التي تحتاج للقيام بها بكفاءة وفي الوقت المحدد، لذلك لا بد أن يمتلك المهارة في التخطيط.
- الإدارة: إدارة المكاتب هي المسؤولة عن التوظيف، وإنهاء عمل الموظفين، وكذلك هي المسؤولة عن التدريب، وهي مسؤولة أيضاً تنفيذ العمليات التجارية، وغيرها من الأمور التي تحتاج المهارات الإدارية.
- التحليل: لا بد أن يمتلك مدير المكاتب هذه المهرة؛ حيث إنها تساعده على إدراك الممارسات والمعاملات، وتحديد العناصر غير الفعّالة، واقتراح الحلول.
- الحاسوب: قد يُطلب من مدير المكاتب استعمال بعض البرمجيات الحاسوبية مثل الإكسل والباور بوينت والوورد؛ لذلك لا بد أن يمتلك المهارات الحاسوبية اللازمة.
- الاتصال: تتطلب مهنة إدارة المكاتب التواصل مع الزوار القادمين من خارج المنظمة، وكذلك التواصل مع الأفراد داخل المنظمة بطريقة كتابية أو شفهية، وهذا يتطلب المهارة في التواصل معهم بالطريقة المناسبة.
- إدارة الوقت: يجب على مدير المكتب أن يستغل الوقت ولا يهدر منه شيء، وكذلك عليه تخصيص المهام ومعالجة كل مهمة في الوقت المناسب، وهذا يعني ضرورة امتلاكه مهارات متقدمة في إدارة الوقت.
- القيادة: تتطلب مهنة مدير المكتب القيام بقيادة فريق العمل من خلال تحفيزهم، وجعلهم يعملون بروح الفريق.
دورات إدارة المكاتب
- الفهرسة والأرشفة الإلكترونية وتكنولوجيا ادارة المكاتب: تهدف هذه الدورة إلى معرفة طرق تصنيف الوثائق، وإنشاء فهرس يضم جميع مستندات المؤسسة، كما أنها تتضمن العديد من المحاور، ومنها مهامّ مدير المكتب، ومسؤليّاته، وإدارة الوقت، وتحديد الأولويات.
- تطوير القدرات الجوهرية لمدراء مكاتب الإدارة العليا: تشتمل الدورة على العديد من المحتويات التي منها الإلمام بالأعمال الرئيسية للمكاتب، وطريقة الكتابة الإدارية، وتهدف إلى تزويد المتدربين بالأسس الصحيحة للأرشفة الإلكترونية، مما يؤدي إلى تحسين المخرجات.
- الكتابة الإدارية المتميزة: تشتمل هذه الدورة على العديد من الأهداف، ومنها تعريف المتدربين بالطرق التي تساعدهم على تنمية مهاراتهم الكتابية، وتنمية قدراتهم من أجل تجاوز الأخطاء الكتابية، وهي تتضمن العديد من المحتويات في موضوع الكتابة الإدارية.
- إدارة المكاتب بالطرق العصريّة: تحتوي هذه الدورة على العديد من المواضيع في التعامل مع الفوضى، وإدارة الوقت، والتفكير الإبداعي، وهي تهدف إلى العديد من الأهداف أيضاً، ومنها تحسين مهارات التركيز، ومعالجة المعلومات، واستردادها.
