جدول المحتويات
تعريف الكتابة الوظيفية
يُطلق مصطلح الكتابة الوظيفية على الكتابة المرتبطة بموقف اجتماعي معيّن، وتعد واحدة من وسائل الاتصالات التي تساعد على تنظيم العديد من الأمور وقضاء الاحتياجات، وساهم ذلك في أن يكون هذا النوع من الكتابة لا يحتوي على أيٍّ من المصطلحات والألفاظ الأدبية والجمالية، كما أنه لا يحتوي على الصور التعبيرية، كما أنه يبعد عن الإسهاب؛ إذ إنه يوصل المعلومة والفكرة المطلوبة بأفضل الطرق.
اغراض الكتابة الوظيفية
يتساءل الكثير من الأشخاص عن اغراض الكتابة الوظيفية أو أنواعها، وعلى ذلك نشير إلى أهم هذه الأغراض أو الأنواع على النحو التالي:
التقرير
هو ذلك النوع من الكتابة الذي يستخدم اللغة الواضحة والدقيقة، وذلك بهدف نقل معلومات عن شخص أو حالة أو موضوع أو ما شابه، وهنا لا بد من أن تكون المعلومات سليمة وصحيحة تماماً.
السيرة الذاتية
تستخدم السيرة الذاتية بشكل أساسي للتقديم إلى وظيفة معينة، حيث تعد بمثابة تعريف مختصر مكوّن عادةً من صفحتين أو أكثر، ويتضمن أهم المعلومات المتعلقة بالشخص المتقدم مثل: معلوماته الشخصية، وخبراته في العمل، ومواهبه المفضلة، والدورات التدريبية التي يمتلك شهادات فيها، وهنا لا بد من أن تكون المعلومات دقيقة ومختصرة وصحيحة تماماً؛ حيث سيتم التأكد منها فيما بعد، والجدير بالذكر هنا أنه يوجد نوعان للسيارة الذاتية هما: الملخصة، والمفصلة، وذلك بالاعتماد على الجهة المراد التقديم لها.
التلخيص
يستخدم مفهوم التلخيص للتعبير عن الآلية التي يتم من خلالها عرض أو تقديم مضمون موضوع معين، وذلك بعد جمع كافة المعلومات وباستخدام أقل عدد ممكن من الكلمات وذلك من أجل توفير الوقت والجهد، حيث يتضمن عادةً مقدمة تتحدث عن ماهية الموضوع، ومن ثم عرض لمجموعة من الفقرات بالتسلسل ويليها الخاتمة التي تعرض النتيجة النهائية التي توصل إليها الكاتب، والجدير بالذكر هنا أن التلخيص يحتاج إلى الكثير من المراجعة والتركيز، كما أن كتابته ليست بالأمر السهل وتحتاج إلى تدريب؛ وذلك لمعرفة كيفية جمع المعلومات باستخدام الكلمات الأساسية أو المفتاحية.
الرسائل الإدارية
تعرف الرسائل الإدارية بأنها تلك الرسائل التي تستخدم في سياق العمل والتي ترسل إلى الجهات المختصة، سواء كانت جهات خاصة أم حكومية، حيث ترسل إلى المسؤول المباشر، ومن الأمثلة عليها: رسائل المعاملات التجارية أو الوظيفية أو الصناعية، ورسائل الترقية، ورسائل الاستفسارات أو الطلب أو الرد على الطلب وما شابه ذلك، وتكمن أهميتها في كونها شكلاً من أشكال التواصل بين المؤسسات وضبط وتطوير العمل، وعادةً ما تكون هذه الرسائل مسجلة للرجوع إليها في أي وقت.
الهدف من الكتابة الوظيفية
يمكن القول بأن الهدف من الكتابة الوظيفية هو تعليم الطلاب بعض الأصول في الكتابات مثل: كتابة المقالات، والتقارير، والسير الذاتية، والتلاخيص، والاستمارات، والرسائل الخاصة أو الرسمية، والسجلات الحكومية وغيرها من أشكال الكتابة الوظيفية، سواء في المؤسسات الحكومية أو الخاصة وغيرها الكثير، وهي في الغالب لا تحتاج إلى امتلاك الشخص للموهبة والإبداع، وإنما تتطلب القليل من التمرين والتدريب والإحاطة بالمعرفة، وهي مختصة فقط في إيصال فكرة معينة أو توضيح منفعة خاصة أو عامة، وتساهم في خلق سبل التواصل بين الأشخاص من أجل قضاء مصلحة أو حاجة، ولا تخضع للتجميل اللفظي أو الخيال.
سمات الكتابة الوظيفية
التكامل
يقصد به وجود التناغم والتناسق الواضحين بين أجزاء الموضوع المختلفة وهي المقدمة، والفقرات، والخاتمة، وإعطاء كل جزء منها حقه بطريقة منطقية ومقبول للقارئ، ويضاف إلى ذلك أهمية أن يعبر العنوان عن المضمون بشكل واضح.
الإحكام
هو أن يمتلك الكاتب العلم والمعرفة الكافية بالمواضع التي يجب أن يسهب فيها بالشرح عن الموضوع، وأماكن كتابة الجمل الرئيسية؛ حيث تشتمل الكتابة على كل من المواضيع الرئيسية والمواضيع الثانوية، ويجب أن يأخذ كل منها حقه في التوضيح بطريقة منطقية وممتعة للقارئ.
الإحساس بالموضوع
يقصد به أن يكون الكاتب قد تعايش مع الحدث، وتعايش مع المفردات والكلمات، وهذا الجانب على الرغم من بساطته إلا أنه في غاية الأهمية؛ حيث يساهم بشكل كبير في إيصال المعلومة للقارئ بشكل سريع وواضح.
نصائح لإتقان الكتابة الوظيفية
- المعرفة الكافية بالقواعد النحوية والصرفية وذلك لتفادي الأخطاء الكتابية.
- الاطلاع الكافي على علامات الترقيم واستخداماتها الصحيحة، وذلك لقدرتها على تغيير المعنى المراد إيصال بشكل كامل.
- القراءة المستمرة في شتى المجالات، وذلك لتعزيز الحصيلة اللغوية ورفع مستوى جودة الكتابة.
خصائص الكتابة الوظيفية
الخلو من الأخطاء
تتطلب الكتابة الوظيفية من الكاتب تجنب كافة الأخطاء الإملائية، سواء كانت بسيطة أو كبيرة، وإلا ستصبح محل انتقاد للمستلم، ومن الممكن ألا يتحقق الهدف منها.
الاختصار
يحتاج الشخص العامل في الكتابة الوظيفية إلى الاختصار شرط عدم الإخلال بالمعنى أو المقصود من الكتابة، وذلك لأن الكتابة غير المختصرة تحتاج إلى وقت لقراءتها والرد عليها، وعادةً ما يكون عدد الموظفين في هذا القسم بالمؤسسة قليل، ويصلهم عدد كبير من الرسائل.
الألفاظ الواضحة
في الكتابة الوظيفية يجب استخدام الكلمات ذات المعاني الواضحة، والتي لا تحمل أكثر من معنى، وذلك للتسهيل على الجهة المستلمة دراسة المكاتبة، والرد عليها، وتحقيق المطالب الموجودة فيها؛ إذ إن وجود الألفاظ الصعبة والتي تحمل أكثر من معنى يؤدي إلى إهمال المكاتبات، أو إعادتها مرة أخرى للحصول على التوضيح اللازم، الأمر الذي يؤدي إلى إهدار قدر من الوقت.
التنظيم
يجب على الكاتب اتباع تنظيم وترتيب معيّن في الكتابة الوظيفية، ويتم ذلك بناءً على طبيعة الخطاب، والجهة المرسلة، والمرسل إليها؛ إذ تطلب بعض المؤسسات نماذجاً معيّنة يتم ملؤها، أو طريقة معينة لإرسال الطلب وذلك لتنظيم الخطابات، وسهولة الوصول إلى سبب الخطاب.
الخلو من التكرار
يجب الحرص على خلو الكتابة الوظيفية من تكرار الجمل، والحشو الزائد، وتوضيح المطلوب من المكاتبة بشكل مباشر.
أنواع أخرى من الكتابة
الكتابة الأدبية
تعد واحدة من أهم أنواع الكتابة، وهي الكتابة التي تعتمد على الفنون الأدبية، والتي تشمل كتابة القصص، والروايات، والشعر، والمقالات الأدبية، والنقد، والسير الذاتية، ويعتمد هذا النوع على جمالية اللغة، والتعبير عن المشاعر والانفعالات بأسلوب خاص بكل كاتب، ويمتاز بالخصائص الآتية:
- الحديث عن المواضيع غير العلمية.
- الاعتماد على الصور البلاغية، سواء كانت المحسنات البديعية، مثل: الطباق، والمقابلة، أو الصور البيانية، مثل: الكناية، والاستعارة.
- اتباع الأسلوب التشويقي.
- إثارة العواطف والخيال للقارئ، وإبراز المعاني.
- الاهتمام بقواعد اللغة العربية، وتجنب أخطاء الكتابة.
- الاعتماد على الضمائر، وحروف الجر، وعلامات الترقيم، وعلامات الاستفهام.
- استخدام الأفعال بشكل كبير؛ إذ إنها تتناسب بشكل كبير مع الكتابة الأدبية.
الكتابة العلمية
تعرف بأنها الكتابة التي يتم من خلالها إعادة صياغة المادة العلمية أو المضمون الفكري، وتستخدم من قبل الكاتب العلمي ليقوم بنقل الحقائق العلمية بطريقة مجردة وبعيدة عن الرأي الشخصي، كما يتم الاعتماد على الأرقام والإحصائيات والعمليات المنطقية والبيانات لإيصال المعلومة، كما يعتمد هذا النوع من الكتابة على العديد من القواعد التي يتفق عليها العاملون في هذا المجال، وهي تعتمد على عدد من المواصفات، ومنها:
الوضوح
يعد الهدف الأساسي من هذه الكتابة هو تفسير ظاهرة أو تقديم معرفة جديدة، مما يتطلب من الكاتب استخدام لغة واضحة ومفهومة تساعد المتلقي على الاستيعاب.
الموضوعية
يجب على الكاتب نقل الحقائق كما وصل إليها، وبالاعتماد على المقاييس العلمية التي اعتمد عليها، حتى ولو كانت تخالف وجهة نظره، شرط أن تكون منطقية، كما يجب أن يبتعد عن التنمق في اللغة، والابتعاد عن المحسنات البلاغية المتبعة في الكتابة الأدبية.
الاستهداف
تستهدف الكتابة العلمية شريحة مخصصة ومهتمة بموضوع الكتابة.
استعمال المصطلحات العلمية
يحتاج هذا النوع من أنواع الكتابة إلى مصطلحات دقيقة ومعروفة، تعمل على إيصال المعلومة كما يجب، وعادةً ما تختلف هذه المصطلحات من مجال علمي لآخر، لذا يجب على الكاتب التأكد من استعمال المصطلح في مكانه المناسب.
