جدول المحتويات
ما هي وظيفة منسق حفلات
لا شك في أن وظيفة منسق حفلات أيّاً كان نوع المناسبة من أعراس، وحفلات أعياد الميلاد، وحفلات التخريج، وما إلى ذلك من مناسباتٍ خاصة وعامة يحتاج إلى الكثير من الجهد والتعب، وغالباً ما يجد الأشخاص ممن يرغبون في إقامة الحفل أنفسهم أمام صعوبات عدة في هذا المجال؛ فهم لا يعرفون من أين تكون البداية حيث أن هناك الكثير مما يجب التفكير به والتخطيط له، وهنا يأتي دور منسق الحفلات.
من هو منسق الحفلات
هو شخص مختص بتنظيم وإشراف ومتابعة وتنفيذ الحفلات من خلال تقديم المشورة للزبون والاهتمام بأدق التفاصيل ضمن أسس ومعايير معينة تتناسب مع رغبة الزبون وموضوع الحفل، ويتحمل كافة المسؤوليات المتعلقة بالتخطيط له بدءاً من التحضيرات اللازمة كاختيار الطعام، وإرسال الدعوات، وحتى تنظيم أماكن اصطفاف السيارات، وكما يشرف على سير الأمور خلال الحفل كما يجب حتى انتهائه، والإشراف على التنظيف وإزالة آثار الاحتفال بعد نهايته.
أهمية وظيفة منسق حفلات
لا شك أن لمنسق الحفلات أهمية كبيرة؛ فهو يساعد على التخفيف من الإجهاد والضغط الذي يقع على الزبون جراء البحث والتخطيط والاختيار وخاصة لمن ليس لهم الخبرة في ذلك، وهو يعمل على التوفير من الناحية المادية على الزبون من خلال ضمانه الحصول على أفضل الصفقات مع الشركات المزودة لمتطلبات الاحتفال من خلال تعامله المستمر معهم بما يتناسب مع ميزانية الزبون؛ بحيث يضمن الاستخدام الأمثل والأكثر فاعلية للأموال، وكما تأتي أهمية منسق الحفلات أيضاً من قدرته على تجنب وتدارك المفاجأت والتي قد تحصل في اللحظة الاخيرة وتوفير البدائل والحلول الأنسب لها.
اختيار منسق حفلات
إن وظيفة منسق الحفلات من الوظائف الرائجة في الآونة الأخيرة وقد شهدت نمواً كبيراً أدى إلى ظهور العديد من الشركات والأفراد من العاملين في هذا المجال، والذي بدوره قد يسبب نوعاً من الحيرة لدى الاشخاص عند رغبتهم باختيار منسق الحفلات المناسب لهم، ولعل من أحسن طرق اختيار منسق الحفلات هو اللجوء إلى توصيات الأقارب والأصدقاء والمعارف، وكذلك من خلال زيارة المواقع الإلكترونية لمنسقي الحفلات إن وجدت وصفحاتهم على مواقع التواصل الاجتماعي والاطلاع على آراء وتوصيات الزبائن السابقين لهم بالإضافة إلى الإطلاع على أعمالهم السابقة.
هناك عدة أمور يجب التفكير بها قبل اختيار منسق الحفلات المناسب ومنها: درجة تنظيم المنسق، مقدار الخبرة التي يتمتع بها، طريقة تعامله ومقدار الراحة التي يُشعر بها الزبون، أناقة مظهره، قدرته على تزويد الزبون بالمصادر والمراجع والتوصيات، إطلاع الزيون على أعمال المنسق السابقة، قدرة الزبون على تحمل تكاليف أتعاب المنسق.
أنواع الحفلات
يمكن تقسيم أنواع الحفلات بطريقتين الأولى حسب حجم الحفلة وعدد الحضور، والثانية حسب موضوعها، وفيما يلي ذكر لهذه الأنواع:
أنواع الحفلات حسب حجمها
تقسم الحفلات حسب الحجم إلى حفلات كبيرة وصغيرة، والحفلات الكبيرة هي تلك التي يكون فيها عدد الحضور والمدعوين كبيراً، وهي تحتاج إلى تخطيط دقيق جداً وعلى درجة عالية من الجودة، وكما تتطلب نوعاً خاصاً من التنظيم؛ إذ يجب مراعاة ترتيب أماكن المدعوين حسب البطاقات والدعوات، أما الحفلات الصغيرة فيكون عدد المدعوين إليها قليل ومحدود ويجب الحرص على عدم دخول أشخاص غرباء إليها كونها تتمتع بخصوصية عالية، وهي قد لا تحتاج إلى قدر عالي من التخطيط لكنها بالتأكيد تحتاج إلى متابعة جيدة من قبل المنسق.
أنواع الحفلات حسب موضوعها
من أنواع الحفلات حسب موضوعها: حفلات الأعراس والخطوبة وأعياد الزواج، وحفلات أعياد الميلاد، حفلات التخرج والنجاح، حفلات رأس السنة، حفلات السفر والوداع ونهاية الخدمة، حفلات العشاء الجماعي، حفلات تنكرية، حفلات عروض فنية وغنائية واستعراضية، وحفلات الاحتفال بالمولود الجديد وغيرها.
