جدول المحتويات
مفهوم الرسالة الرسمية
الرسالة الرسمية هي نص ذو شكل وترتيب محدد، يكتبه الشخص في عدد من المناسبات المختلفة، مثل: التواصل مع جهة رسمية، أو تقديم شكوى إلى جهة معينة، أو رسالة دعوة لمناسبة ما، أو رسالة توصية، حيث تأخذ معظم رسائل الأعمال الطابع الرسمي عند كتابتها، كما يجب الإلتزام بالخصائص والشروط المتعارف عليها عند كتابة الرسائل الرسمية، وقد استخدمت الرسائل الورقية قديماً للتواصل بين الناس، لكن مع انتشار الإنترنت، واستخدام الناس للبريد الإلكتروني، أصبحت الرسائل الإلكترونية الرسمية هي الأكثر تداولا ً في وقتنا الحالي.
طريقة كتابة الرسالة الرسمية
عند كتابة رسالة رسمية يجب اتباع عدد من الخطوات؛ وهي:
- كتابة الافتتاحية: يستخدم بعض الأشخاص جملة (بسم الله الرحمن الرحيم) عند كتابة الرسالة، وذلك بكتابتها في وسط الصفحة من الأعلى، مع الانتباه أن البسملة تكتب في حال كانت الرسالة باللغة العربية فقط.
- كتابة العنوان: يكتب العنوان من الجهة اليسرى إذا كانت الرسالة باللغة العربية، ومن الجهة اليمنى إذا كانت باللغة الإنجليزية، وتختلف بيانات العنوان باختلاف الجهة المرسلة، ففي حال كان المرسل فرداً يجب أن يكتب عنوانه الشخصي وتحته مباشرة رقم الهاتف، أما إذا كان المرسل شركة؛ فيجب كتابة عنوان الشركة الفرعي أو الرئيسي، ويجب أن يكون العنوان مفصلاً من خلال كتابة اسم الدولة، والمدينة، والشارع، بالإضافة للرمز البريدي.
- كتابة التاريخ: يكتب التاريخ أسفل العنوان مباشرة، مع مراعاة ترك سطر واحد بينهما.
- كتابة بيانات المرسل إليه: يتم كتابتها أسفل التاريخ، وتشمل: اسم المرسل إليه، ولقبه، ومسماه الوظيفي، واسم الشركة، والشارع المتواجد فيه، بالإضافة للرمز البريدي الخاص به.
- التحيّة: تبدأ بعبارة عزيزي/ تي السيد/ة، ثم تتبعها فاصلة، ثم يتم كتابة الإسم الأول فقط للمرسل إليه، وفي حال كان المستلم شركة وليس شخص، يمكن كتابة عبارة إلى السيد فلان مدير الشركة… تحية طيبة وبعد، ثم يتم كتابة محتوى الرسالة.
- نص الرسالة: يفضل أن لا يتضمن نص الرسالة أكثر من ثلاث فقرات، حيث تخصص الفقرة الأولى لذكر الغرض من الرسالة بشكل واضح ومباشر، في حين تخصص الفقرة الثانية لتفنيد ذلك الغرض وذكر الأمثلة والحجج إذا دعت الضرورة لذلك، أما الفقرة الأخيرة فيذكر فيها الطلب النهائي من الرسالة، والذي يجب أن يكون مرتبطاً بالغرض الذي تم ذكره في البداية، مع مراعاة ترك سطر واحد فارغ بين الفقرات.
- إنهاء الرسالة: اختيار عبارة مناسبة للخاتمة، مثل: مع خالص الشكر، أو تفضلوا بقبول الاحترام، ثم يتم كتابة الاسم أسفل ذلك، وترك مكان مناسب للتوقيع.
- كتابة ملاحظة: تعتبر هذه الخطوة ضرورية إذا كانت هناك أي أمور إضافية مرفقة مع الرسالة، مثل: سيرة ذاتية، أو جدول زمني، أو مستندات، أو صور، وفي حال كانت المستندات المرفقة كبيرة الحجم؛ فيفضل ضغطها أولاً ثم إرسالها، حتى تكون عملية الإرسال أسرع وأسهل.
شروط كتابة الرسالة الرسمية
عند كتابة الرسالة الرسمية يجب مراعاة العديد من الأمور المهمة، مثل: ضرورة أن تكون الرسالة واضحة ودقيقة، وخالية من المصطلحات والمفاهيم الغريبة والمعقدة، كما يجب أن تكون الرسالة موجزة وقصيرة، بالإضافة لتجنب استخدام الألفاظ العامية، أو استخدام كلمات غير مناسبة للنص، أو كتابة أشياء بعيدة عن هدف الرسالة ومضمونها، والابتعاد تماماً عن الألفاظ الجمالية وأسلوب الخيال، أو التملق، حيث يجب أن تتسم الرسالة بالصدق والموضوعية، كما ينبغي عند الانتهاء من كتابة الرسالة الرسمية، أن يتم تدقيقها نحوياً ولغوياً، والتأكد من استخدام علامات الترقيم فيها، كما يجب الانتباه لتنسيق الرسالة، خصوصاً إذا كانت الرسالة ورقية وليست إلكترونية، إذ يجب اختيار مغلف مناسب لها، واختيار ورق ذو جودة عالية.
