جدول المحتويات
السكرتارية
يمكن تعريف السكرتارية بأنها لقب يطلق على الفرد الذي يقوم بدعم السلطة التنفيذية من خلال امتلاكه سلطة اتخاذ القرارات، والتي يمكنها أن تؤثر على الشركة، وكذلك حضور الاجتماعات إذا لزم الأمر، ويحتاج النجاح في السكرتاريا إلى إلمام بالمهام المطلوب القيام بها، ومتابعة الدورات المتخصصة في هذا المجال.
مهام السكرتارية
- تنظيم البريد: يتولّى السكرتير القيام بالعديد من مهام البريد، مثل: حفظها، تسجيل البريد الصادر وحفظ صورة عنه، وكذلك يستلم البريد اليومي ويعرضه على المدير ويقوم بتوزيعه على الأقسام المعنيّة.
- متابعة الاتصالات: يتلقى السكرتير المكالمات الواردة ثم يوجهها إلى الأقسام المعنيّة، ويسجّل مكالمات للمدير مع تسجيل الغرض منها، كما يُجري الاتصالات المعنيّة بالمدير.
- تنسيق الاجتماعات: يقوم السكرتير بحجز المكان، استقبال المشاركين، تدوين الملاحظات، كما أنه المسؤول عن توجيه الدعوات إلى المعنيين بالاجتماع.
- متابعة الأعمال الإداريّة: يتم ذلك من خلال الإطلاع على جداول المتابعة اليومية وتحديد المواضيع التي تحتاج إلى متابعة، ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة والاحتفاظ بملفات المتابعة.
- تنظيم الملفّات الإدارية: يعمل السكرتير على إيجاد المكان المناسب لحفظ الملفات الإداريّة ويقوم بفهرستها، ترميزها وإتلاف غير اللازم منها.
- التعامل مع برامج الحاسوب: لا بد من إتقان السكرتير للعديد من البرامج الحاسوبية، ومنها: إكسل، وورد، بوربوينت وأوت لوك.
دورات السكرتارية
- تطوير مهارات مدراء المكاتب والسكرتاريا باستخدام الحاسوب: تهدف إلى تنمية مهارات الاتصال عند المشاركين وطريقة النقد البنّاء، والتعامل مع المدراء والزملاء بشكل فعال، كما تحتوي على العديد من المحاور، ومنها: الأساليب التقنية لترتيب الملفات والوثائق ومهارات السكرتارية الحديثة.
- السكرتاريا المعاصرة والإدارة الفعالة الحديثة: تهدف إلى تزويد المشاركين بكل ما هو جديد في مجال السكرتاريا وإدارة المكاتب، وكذلك تعليمهم طريقة إعداد المخاطبات الرسمية والتخطيط لأعمالهم، كما تتضمن العديد من المحتويات في هذا المجال.
- مهارات السكرتاريا الإلكترونية: تتضمن هذه الدورة العديد من المواضع، ومنها: تنظيم الاجتماعات بشكل إلكتروني، استخدام التقويم الإلكتروني وإعداد المراسلات والتقارير بشكل إلكتروني، وتهدف إلى الإستفادة من التقنيات الإلكترونية الجديدة في هذا المجال.
- تقنيات السكرتارية الحديثة: تهدف الدورة إلى تزويد المتدرّبين بالمهارات اللازمة للقيام بأعمال السكرتاريا المعاصرة بشكل مميز، وتتضمن العديد من المحتويات، ومنها: دور السكرتاريا في المنظمات، طريقة التعامل مع ضغوط العمل وتقنيات تنظيم الاجتماعات.
مهارات السكرتارية
- تطوير الذات: لا بد لمن يشتغل بهذا التخصص أن يواكب التطورات التكنولوجية، وأن يستمر في حضور الدورات التي تساعده على ذلك.
- العمل الجماعي: يتطلب أصحاب الأعمال غالباً الحصول على قائد فريق، كما أن المنظمات تتطور وتتقدم بتعاون الموظفين وسعيهم معاً من أجل تحقيق أهداف المنظمة.
- مهارات الاتصال: الكثير من وقت السكرتير ينقضي خلال إجراء المكالمات واستقبال البريد، وغير ذلك من وسائل الاتصال، كما أن عودة العملاء إلى الشركة يعتمد بشكل كبير على الانطباع الأول الذي يأخذونه خلال تواصلهم مع السكرتير.
الصفات العملية للسكرتارية
- المؤهّل العلمي: يتم ذلك من خلال الحصول على شهادة البكالوريوس أو الدبلوم المتوسط في هذا التخصص.
- التعلّم المستمر: يعني المتابعة لكافة التطورات في هذا المجال، وكذلك متابعة التطوّرات في مجال المعدّات المكتبيّة على وجه الخصوص.
- الإحاطة بالمهارات التكنولوجية: يتم ذلك من خلال استخدام الحاسوب ووسائل الاتصال الحديثة؛ حيث إنها تمثّل جزءً أساسياً في هذا المجال.
- التحليل: تستلزم هذه الوظيفة العديد من عمليّات التحليل في المجال المالي والإداري والتدقيق.
