جدول المحتويات
في ظلّ تزاحم الأعمال وازدياد حجم السّلع والمنتجات وتنوّع الخدمات التي تقدمها الشّركات على المستويين المحلي والعالمي أصبحت الحاجة ملحّةً لتخصيص فرعٍٍ يُعنى بخدمة المستهلك، وهنا ظهر فرع خدمة العملاء بوصفه فرعاً يهدف لإرضاء الزبائن وكسب ثقتهم والرد على استفساراتهم في الوقت المناسب.
مفهوم خدمة العملاء
انتشر مفهوم خدمة العملاء بشكلٍ كبيرٍ في الوقت الراهن وذلك لارتباطه الوثيق ودوره البارز في نجاح الشّركات وتميزها، ويعرف بأنه واحدٌ من أهم طرق التواصل ما بين المستهلك أو العميل ومقدّم الخدمة، وله أشكالٌ عديدةٌ حيث يمكن أن يتمّ عن طريق الاتصال على رقم المساعدة الذي توفره الشّركة ليجيب الموظف المسؤول عن الاستفسارات جميعها، أو عن طريق اللقاء المباشر في مقر الشّركة حيث يقابل العميل موظف خدمة العملاء للحصول على المساعدة اللازمة، أو عن طريق وسائل التواصل الإجتماعي المختلفة.
أهمية خدمة العملاء
لا يختلف اثنان على أهمية هذه الخدمة بالنسبة للمؤسسة والعميل مع الأخذ بعين الاعتبار مدى اختلاف هذه الأهمية بين منتجٍ وآخر، حيث يمكن تلخيص مدى أهميتها في مجموعةٍ من النقاط ومنها:
- أنها تعدّ داعماً قوياً ومباشراً للشركات الصغيرة حديثة العهد، حيث تساعد في نشر العلامة التجارية الخاصة بمنتجات هذه الشّركات وتمنحها فرصةً كبيرةً للتواصل بشكلٍ مباشرٍ مع العملاء وتعريفهم على الخدمات المختلفة التي تقدمها وكيفية الحصول عليها والاستفادة منها.
- أنها تشعر العملاء بمدى أهميّتهم وتشجّعهم على التواصل مع الشّركة بشكلٍ متكررٍ وذلك لما يلاقونه من اهتمامٍ كبيرٍ سواءاً كان على شكل اتصالٍ هاتفيٍّ أو رسالةٍ نصيّةٍ أو غيرها.
- أنها تساعد الشّركات في بناء قاعدةٍ كبيرةٍ من العملاء ما يساعدها في زيادة أرباحها بلا شكّ.
- أنها تعدّ دليلاً يساعد الشّركات في تصويب مسارها الإنتاجي وتصحيح طريقة تقديمها للخدمة أو المنتج، ويتحقّق ذلك من خلال الاستماع لآراء العملاء على اختلافها.
- أنها تساهم في زيادة ربحيّة الشّركات والمؤسسات، حيث أن تحقيق رضى العملاء عن الخدمة أو المنتج الذي تقدمه الشّركة سيزيد من إقبالهم على منتجاتها المختلفة وسيشكّل فرصةً ذهبيةً لاستقطاب المزيد من العملاء.
أنواع خدمة العملاء
تنقسم هذه الخدمة إلى نوعين رئيسيين وفقاً لنوع العملاء، وهذان النوعان هما:
- العملاء الداخليون: وهم العملاء الذين يعملون في الشّركة ذاتها، حيث يمكنهم طرح استفساراتهم المختلفة على موظفي قسم خدمة العملاء، وهنا تكون العملية أشبه بخدمة الموظفين من خدمة العملاء.
- العملاء الخارجيون: وهم العملاء المستهلكون والمستفيدون من الخدمات أو المنتجات التي تقدّمها الشّركة، ويمكنهم اللجوء إلى موظفي قسم خدمة العملاء وطرح الاستفسارات المختلفة، ومعرفة الطرق الأمثل للاستفادة من المنتجات واستخدامها بالشكل الصحيح.
المهارات الأساسية لموظف العملاء
بهدف تحقيق الغاية المرجوّة من قسم خدمة العملاء في المؤسسة أو المنظمة لا بدّ من توافر مجموعةٍ من السمات الأساسيّة في الموظف المسؤول عن تقديم هذه الخدمة، ومن هذه السمات ما يلي:
- إتقان مهارات التواصل المختلفة وأهمّها مهارة الاستماع وحسن الإصغاء، حيث تعدّ المهارة الأهم التي تساعد الموظف في أداء وظيفته على أكمل وجه.
- الصبر والتأني واللين في الردود، والبعد عن الفظاظة والقدرة على التعامل مع الأسئلة المتكررة والمشاكل التي تستغرق وقتاً طويلاً لحلها.
- الإلمام بكافة تفاصيل الخدمة أو المنتج الخاص بالشركة وذلك ليتمكّن من الإجابة على جميع الأسئلة التي قد تطرح عليه.
- إمتلاك مهارة إدارة الوقت والقدرة على حلّ مشكلة العميل والإجابة عن استفساراته في أقلّ وقتٍ ممكن.
- احترام العميل وتقديم الخدمات له بغضّ النظر عن جنسه وعرقه.
- الكفاءة اللغوية والقدرة على التعامل مع العملاء المتحدثين بلغاتٍ أجنبية.
أهمية العملاء للمنظمات
تقوم المنظمات بشكل أساسي على تقديم خدمة معينة أو منتج باستهداف مجموعة من العملاء، لذلك أهمية العملاء للمنظمات كبيرة جداً، وتعبر عن مستوى نجاح المنظمة وما تقدم من خدمات، إذ إن العملاء أساس نجاح أي عمل تجاري أو منظمة معينة لأن أهم أهداف الاستراتيجية التسويقية هو تلبية احتياجات العملاء، كما يجب الانتباه لأهمية العملاء للمنظمات في جميع مراحل عملية التسويق لتحقيق أهداف المنظمة على المدى القصير والبعيد.
اعتبارات أهمية العملاء للمنظمات
الاعتبارات النفسية
يجب الأخذ بتنوع التركيب النفسي للمستهلكين لتطوير المنتج الذي تقدمه المنظمة وتطوير الحملات التسويقية التي تلبي احتياجات العملاء بشكل دائم، إذ يجب الاهتمام بكيفية تفكير العميل وشعوره لاختيار البدائل المتاحة، تتأثر الاعتبارات النفسية عادةً بعدة عوامل، منها الثقافة ووسائل الإعلام؛ لذلك يسعى المسوق لتوظيف هذه المتغيرات ودمجها مع الحملة التسويقية.
الاعتبارات التسويقية
يجب مراعاة بعض الاعتبارات التسويقية المهمة أثناء عملية التسويق مثل النزاهة والصدق في عرض المنتج، إذ إن القيام بحملات اعلانية خادعة أو مضللة قد يضر بسمعة المنظمة على المدى البعيد ويفقدها العديد من عملائها، لذلك يجب أن تكون أهداف المنظمة كسب الثقة أكثر من زيادة المبيعات.
الكلام الإيجابي
لا يجب الاستخفاف بالحوار مع العملاء لأنه سبب هام من أسباب نجاح أي منظمة، إذ إن العملاء بحاجة للتكلم مع المنظمة من وقت لآخر لشرح فعالية الخدمة أو المنتج أو الحديث عن نقاط الضعف؛ لذلك يجب فتح طريق للحوار معهم من خلال الاتصال المباشر أو عبر وسائل الاتصال المختلفة.
خدمة الزبائن
يجب مراعاة تقديم خدمات العملاء للتأكد من احتياجاتهم ومعرفة طلباتهم في المستقبل، إذ إن عملية التسويق لا تتوقف عند بيع المنتج، بل تتعداها لخدمات ما بعد البيع.
