جدول المحتويات
السكرتاريا وإدارة المكاتب
السكرتاريا التنفيذية هي لقب يطلق على الشخص الذي يقدّم الدعم للسلطة التنفيذية، ويمتلك السلطة في اتخاذ القرارات التي لها تأثير على الشركة، وكذلك حضور الاجتماعات إذا لزم الأمر، أما عن تعريف إدارة المكاتب فإنها مجموعة العمليات التي تتضمن مراقبة أنشطة المكتب وتنظيمها والتخطيط لها من أجل تحقيق أهداف العمل، وتتضمن كذلك التنسيق، وتحفيز الجهود من أجل تحقيق هذه الأهداف.
مهام السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب
- الأعمال البريدية: يقوم السكرتير باستلام البريد، ثم إعطائه للمدير من أجل الاطلاع عليه ثم إرساله إلى الموظفين بحسب اختصاصاتهم، كما يقوم السكرتير بتصوير البريد وحفظه وتسجيل الصادر والوارد.
- متابعة الاتصالات: تتلخص وظيفة السكرتير في هذا المجال بتدوين أرقام الشركات والأفراد الخاصة بالعمل، وكذلك استقبال المكالمات ومعرفة الهدف منها، وتحويلها إلى المدير إذا كانت له، وتسجيل الهدف من المكالمات التي تتم في غيابه.
- الأرشفة: يتم ذلك من خلال حفظ المستندات في أدراج، وفهرستها وتنظيمها بحيث يَسهل إخراجها متى ما استدعى الأمر.
- متابعة الاجتماعات: يقوم السكرتير بتجهيز مكان الاجتماع إذا كان داخل الشركة أو حجز مكان آخر، كما يقوم بدعوة الأشخاص واستقبالهم، والجلوس إلى جانب المدير خلال الاجتماع لتدوين القرارات التي يتم اتخاذها خلال الاجتماع.
- تنظيم مواعيد المدير: يقوم السكرتير بتسجيل الأشخاص الذين يطلبون مقابلة المدير أو الاتصال به، وكذلك تسجيل الغاية من المقابلة أو الاتصال، ثم إعطائها للمدير.
مهارات للنجاح في السكرتاريا التنفيذية
- تطوير الذات: لا بد لمن يعمل بهذا التخصص أن يواكب التطوّرات التكنولوجية، وأن يستمر في حضور الدورات التي تساعده على ذلك.
- العمل الجماعي: يطلب أصحاب الأعمال غالباً الحصول على قائد فريق، كما أن المنظمات والشركات تحصل على التطوّر والتقدّم من خلال تعاون الموظفين مع بعضهم البعض، وسعيهم معاً من أجل تحقيق أهداف المنظمة.
- مهارات الاتصال: الكثير من وقت السكرتير ينقضي خلال إجراء المكالمات، واستقبال البريد، كما أن عودة العملاء إلى الشركة يعتمد بشكل كبير على الانطباع الأول الذي يأخذونه خلال تواصلهم مع السكرتير.
دورات السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب
دورات تقليدية
- المهارات الإدارية الفعالة: تهدف هذه الدورة إلى فهم المهارات التي يحتاجها الإداري المتطوّر، والتعامل مع المكالمات الهاتفية، وتهدف أيضاً إلى تطوير المهارات الشخصية ومهارات التواصل لأجل القيام بالمتطلبات الإدارية بثقة.
- تطوير مهارات مدراء المكاتب والسكرتاريا التنفيذية باستخدام الحاسوب: تهدف هذه الدورة إلى تنمية مهارات الاتصال عند المتدربين، والتعامل مع المدراء والزملاء بشكل فعّال، وتعلّم طريقة النقد البنّاء، كما تتضمن العديد من المحاور منها؛ الأساليب التقنية لترتيب الملفات والوثائق، ومهارات السكرتاريا الحديثة.
- مهارات السكرتاريا الإلكترونية: تتضمن هذه الدورة العديد من المحاور، ومنها تنظيم الاجتماعات بشكل إلكتروني، واستخدام التقويم الإلكتروني، واعداد المراسلات والتقارير بشكل إلكتروني، كما تهدف إلى الاستفادة من التقنيات الإلكترونية المعاصرة في السكرتاريا.
- تقنيات السكرتاريا الحديثة: تهدف إلى إمداد المتدربين بالعديد من المهارات اللازمة للقيام بأعمال السكرتاريا المعاصرة بشكل مميز، كما تتضمن العديد من الموضوعات؛ منها: دور السكرتاريا في المنظمات، وطريقة التعامل مع ضغوط العمل، وتقنيات تنظيم الاجتماعات.
دورات أونلاين
- تنظيم وهيكلة إدارة العلاقات العامة: يهدف هذا البرنامج التدريبي المقدّم من شركة أي بي إس إلى تزويد المشاركين بمفاهيم العلاقات العامة والتنظيم الإداري لها، وكذلك تنظيم إدارة العلاقات العامة في المؤسسة، والتعرّف على العديد من قواعد الإتيكيت في الاجتماعات.
- السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب: هذه الدورة المقدمة من أكاديمية جولدن مايندس تهدف إلى إمداد المتدربين بما يلزمهم من المعارف من أجل فهم الرسائل، وصياغتها، وطريقة التعامل الجيّد مع الأجهزة المكتبية وتشغيلها، كما تحتوي على العديد من الموضوعات، ومنها أهداف حفظ الملفات، وجدولة المواعيد وإلغائها.
