جدول المحتويات
خدمة العملاء
تحتاج كافة الشركات والمؤسسات في عصرنا الحالي لمن يقوم بالترحيب بعملائها وخدمتهم، ومن الضروري امتلاك هؤلاء الموظفين لمجموعة من الصفات الشخصية والعملية التي تؤهلهم لتحمل هذه المسؤولية من أجل تفهم رغبات العملاء وخدمتهم بالشكل الصحيح.
تعريف خدمة العملاء
خدمة العملاء أو ما يعرف بمصطلح Customer Service هي العملية التي تقوم بها الشركات والمؤسسات لتلبية طلبات عملائها والتأكد من رضاهم عن الخدمة، فهدف الخدمة هو إرضاء العميل والتأكد من أنّ ما تقدمه الشركة على مستوى توقعاته.
أهمية خدمة العملاء
تزداد أهميتها حسب نوع الشركة ونوع الخدمة المقدمة، فشركات الإنترنت والمحمول ومكاتب الاستقبال في البنوك والفنادق والمستشفيات تحتاج إلى موظفي خدمة عملاء ذوي كفاءة عالية بشكل أكبر من مصنعي الأغذية مثلاً. وتعمل خدمة العملاء في أي شركة في المقام الأول على تمكين علاقتها بالعميل، بحيث تتعامل مع مشاكله بايجابية وتسعى إلى حلها، مما يوطد العلاقة بين العميل والشركة ويحوله إلى عميل دائم لها والذي ينعكس بدوره على اقتناع العميل بالمنتج أو الخدمة المقدمة وتقديم توصيات جيدة لمن حوله، فيزداد عدد العملاء الجدد المحتملين بناءً على رضا العملاء السابقين.
طبيعة مهام موظف خدمة العملاء
- مقابلة العملاء أو الرد على الهاتف الخاص بالشركة التي يعمل بها.
- إمداد العميل بكافة المعلومات التي يحتاج إليها، والرد على جميع أسئلته واستفساراته والتفاعل معه بشكل إيجابي.
- حل مشكلة العميل بنجاح مما يضمن رضاه؛ ما يسهم في تحسين سمعة الشركة أو المؤسسة وتميزها عن غيرها.
- تنفيذ السياسات والتعليمات الخاصة بخدمة العملاء والمعتمدة من مدير التسويق والمبيعات.
- كتابة تقارير بالإنجازات اليومية طبقاً لتعليمات خدمة العملاء والمعتمدة من الإدارة. وعلى موظف خدمة العملاء حفظ جميع السجلات والنماذج الخاصة به، وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية.
المهارات التي يجب توفرها في موظف خدمة العملاء
- الاستماع والتواصل الإيجابي مع الآخرين: لا تطلب معظم المؤسسات من موظفي خدمة العملاء لديها امتلاك شهادات متخصصة قدر اعتمادهم على مهارات الاتصال والتواصل لديهم مع العملاء، إذ يجب أن يمتلك موظف خدمة العملاء الأسلوب الهادئ الملتزم بآداب الحوار مع تحري الدقة من أجل إرضاء العملاء وإقناعهم.
- إدارة الوقت: لا يخفى أنّ الوقت عنصر مهم للعميل ولصاحب العمل، لذلك يجب على الموظف امتلاك المهارة للحفاظ على وقته ووقت العميل عن طريق طرح أسئلة دقيقة ومحددة، وتحويل العميل إلى شخص آخر أكثر خبرة في حال عدم القدرة على تلبية طلبه. فالقدرة على التصرف واتخاذ القرار المناسب في المواقف الفجائية دليل على حسن الإدارة.
- التفاوض والإقناع: حسب مجال عمل الشركة، تحتاج بعض الشركات لشخص يستطيع التأثير في العملاء ولديه القدرة على إقناعهم بمنتج معين أو خدمة معينة.
- الرغبة في التطور: عادة ما تبحث الشركات عمن يرغب دائما بالتقدم والتطور في مهاراته بحيث يواكب سوق العمل واحتياجات الشركة، فالالتزام بتعليمات الشركة والانضباط في العمل مهم، كما أنّ تطوير المهارات الشخصية مثل التعامل مع العملاء أو تقوية اللغة الإنجليزية على ذات القدر من الأهمية.
- الكفاءة الفنية: لا يمكن لموظف خدمة العملاء أن لا يكون على دراية بالتقنيات المستخدمة في مجال عمله، فمثلاً من يعمل في شركة اتصالات يجب عليه الإلمام بالاتصالات وإلا فإنّه قد يتعرض للإحراج عند محاولته حل مشكلة تقنية للعملاء، وموظف خدمة العملاء في أحد الشركات يجب أن يعرف كيف يعمل المنتج الذي تبيعه الشركة.
يجب أن يكون لدى من يعمل بهذا المجال القدرة على قراءة العملاء، وذلك من خلال محاولة استيعاب وفهم حالتهم النفسية والمزاجية، كما يجب أن يحافظ على الهدوء ويبتعد عن الانفعال والعصبية، وتنمية القدرة على التركيز من أجل تحقيق الأهداف المنشودة، والحرص على التمسك بأخلاقيات العمل، والإصرار على النجاح في أداء المهام المطلوبة دون تقصير.
